項目管理實踐論文

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1.引言

我和一些做財務總監的朋友在聊天時，經常有人在反思過去幾年中所執行的項目時十分傷心?！澳呐掠煤艿偷睦拾堰@筆錢存到銀行中，我們至少還能收回投資并賺些錢?！?。他評論道，“我們的經理們總是逼著上新項目、進行新投資，但我們沒有得到想要的回報?！?/p>

這些組織沒有一個好的戰略，它們會在項目管理辦公室上浪費它們的投資。即使他們的戰略成功地實施了，它們仍無法處于行業競爭的前沿，也不能使項目的干系人滿意。最終的結果是指責和解散項目管理辦公室，或指責項目經理們。

記得有人說過“糟糕的戰略實施得再好也是糟糕的戰略”。

有些企業，它們制定了很好的戰略，有一個出眾的主管人員團隊，十分清楚應當做什么；可是其中也有一些企業會將這些好的戰略白白浪費掉。

這些公司沒有項目管理辦公室。主管人員把他們的戰略計劃以新項目的形式在組織中實施，完全不管組織的資源對完成這些工作是否足夠。項目的實施將變得十分漫長?？赡苡刑嗟恼谶M行的項目，其中許多因為互相之間爭奪資源而沒有被主管人員批準。還有許多項目將永遠無法實施。

制定一個正確的組織戰略并盡快地予以實施是一種共識。但正如馬克·吐溫所說，“共識其實并不十分相同”。這是因為共識不是十分的顯而易見，特別是對實施戰略的人而言更是如此。

為什么直接與主要項目成果相關聯的、有效的戰略規劃如此難以獲得？你怎樣才能從一開始就確保公司的戰略能在一年內使投資的回報達到25%或更高?區別項目管理辦公室成功或不成功的戰略的和戰術的要素有哪些?

2.項目管理辦公室概述

項目管理辦公室（PMO）出現于20世紀90年代初期。當時PMO僅提供了很少的服務和支持工作，而更多被企業用來“管制”項目經理，而不是為他們提供項目管理的方向和指導。在90年代后期，對于企業領導來說，將項目放到整個企業的運作中統一管理的需要變得越來越明顯，PMO隨之大量地出現。不論是對于項目經理還是企業主管人員來說，PMO都被證明是理想的選擇。因為公司需要建立一個可以執行商業策略的理想環境，PMO實現了這一點，它對每一個項目根據商業策略進行評估和排序，然后對他們進行恰當的資源分配。

具體來說建立項目管理辦公室的是為了滿足兩方面的需要：

一、滿足商業競爭的需要

早期建立PMO的一個重要原因是失敗的項目給企業所帶來的痛苦感受。而現代商業社會競爭的殘酷性，使得任何企業都有可能因為個別項目的失敗而陷入困境。項目的成敗在當今社會已經和企業的成敗密不可分了，由此產生了對PMO的迫切需求。

一個成功的中大型企業必然有許多的項目在進行，是否有優秀的項目管理技術人才，成為是否能夠在有限的時間及成本條件下，完成客戶需求的關鍵。但是，再優秀的人才都不可避免的有各種局限，況且一個企業所能擁有的優秀人才是有限的。大量項目的實施過程中，必然要求企業有一個對項目工作提供強大支持的機構，來協助項目經理和項目團隊及時、有效地克服各種困難，高質量、高績效的完成項目。為了讓項目管理技術和經驗能夠成為企業的組織財富，最終能改善項目團隊的整體生產力和提高企業的獲利能力，在企業內部建立PMO就有其必然性和緊迫性。

一旦項目開工，PMO就持續地對每一個項目的變化進行監控，提供各種項目經理和項目團隊的所需要的支持與服務。這里我要強調的一個關鍵就是隨著企業戰略的變化，任何一個項目的狀況也要跟著發生變化。PMO通過對項目進行修正，加速，終止或是優先權的排序，實現了項目向適應企業戰略變化的方向調整，以滿足商業競爭的需要。

二、滿足合理配置資源的需要

要想獲得PMO所帶來的好處，企業的大小首先要達到一定的級別。如果一個企業每年只有一個項目，那就不要在PMO上浪費有限的資源了。對于一個有眾多項目的企業來說，你會發現項目經理相當多，每一個都具有不同的技能和經驗。這些項目經理經常不會意識到其他項目的成功，甚至不知道其他人在做什么。如果出現類似的情況的話，就應該建立PMO了。任何一個PMO的運轉都需要資金和人員的投入。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的，它讓項目經理能夠在企業中更好、更快、更節省地執行項目工作。因為PMO是在整個企業運作的高度而不是單個項目的高度將企業有限的資源進行合理分配，同時為項目經理和項目團隊提供各種支持，確保符合企業戰略的項目成功實施。

集中化的PMO就可以保證所有的項目經理具有核心的項目管理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到企業最高層的支持。PMO組織的簡單性使得每個人都可以建立這樣的辦公室。但是PMO人員配置是非常重要而復雜的工作。為了具有在各方面提供支持和配置資源的能力，PMO應該包括企業的高層主管、項目經理、各類專項專家、項目協調人員等角色。

PMO通常具有如下的責任與功能：

1．為項目經理和項目團隊提供行政支援，如項目各種報表的產生；

2．最大限度的集中項目管理專家，提供項目管理的咨詢與顧問服務；

3．將企業的項目管理實踐和專家知識整理成適合于本企業的一套方法論，提供在企業內傳播和重用；

4．在企業內提供項目管理相關技能的培訓；

5．PMO可以配置部分項目經理，有需要時，可以直接參與具體項目，對重點項目給與重點支持。

3.項目管理辦公室組建

雖然，一個成熟的項目管理辦公室的作用與功能非常強大。但是，路要一步一步走，在沒有PMO運作經驗的情況下，我個人認為在PMO成立的初期，其工作應該集中在如下幾個方面：

1．為項目經理制定發展計劃，并推動其實施

人力資源部、部門主管和PMO共同主導項目經理的發展計劃。同時，由部門主管、項目經理及未來的項目經理，組成企業內部的項目管理協作組織（或稱為項目管理俱樂部）。項目管理協作組織通過形式多樣的討論與交流，總結分享各自的經驗。PMO要根據項目管理協作組織的需求和企業內項目經理發展計劃，開設各種培訓班提供專業化的培訓和面對面的交流。

2．收集和整理項目經驗，提供給其它項目分享

通過參與各個項目的會議，總結和分享不同領域的相關知識、技術及經驗，形成可再利用的支持能力，讓知識管理在日常運作中能被落實。

3．項目投入的工期和成本的分析

建立和推行一套工具，記錄每個項目所花費的人力、時間，經過整理產生可供項目經理和主管參考的項目管理報表。

4．制定項目建議書、項目計劃、項目總結報告等模版，提供給項目經理和項目團隊參考使用。

由于項目經理和項目團隊在進行具體項目時，往往會面對以前沒有遇到的問題和情況。但是，這些問題和情況在企業內部可能已經遇到或實施過，因此PMO能通過對其它項目的總結，提供出標準的解決方案，并以文檔模版的形式提供。這樣，可以使項目團隊的工作總是在企業過去積累的基礎上向前發展，而不是簡單的低水平重復。

總之，在一個以項目為基礎開展工作的企業內部，PMO的建立是勢在必行的。但是，如何成功設立PMO，更重要的是如何成功運作PMO是一項非常復雜和專業的工作，需要企業和其員工長期努力。

下圖為項目管理辦公室的組織模式簡圖：

4.項目管理辦公室的運作

一年前，朋友見到我，向我訴說，他正在努力考察項目管理部門的10個項目經理，他們正在進行的工作能夠為公司帶來的價值。除非他們能能夠證明其部門的價值，否則朋友打算撤銷這個部門和它的項目管理工作。

朋友聲明他是公正的，項目經理們說可以在下一個財年證明他部門的價值。朋友將使用他們各部門的年度費用預算（70萬人民幣）的增值系數來衡量其硬性資金價值。增值系數取3，所以經理們必須達到使他們的工作具有210萬人民幣硬性資金價值這一目標。

你可以想象這些決定在朋友公司中所產生的恐慌，沒人曾經被要求做這樣的事情。很多關于其它團隊將會被削減的傳言浮出水面。

負責多個項目的經理小張召集跨職能團隊的項目管理專家，建立了項目管理辦公室這樣一個團隊。這個團隊決定，這不安已經產生，部門面臨幾個選擇：

第一，仔細清點那些提供項目管理支持的團隊擁有的資產，比如通訊設備的軟件升級特性。團隊評審這類資產的賣方合同，確定為了公司的利益，是否還有壓縮開支的余地。

第二，評審項目評估流程以及部門如何完成包括市場客戶在內的工作。這方面的努力將識別現有的項目組合和財年工作計劃，以便發現團隊是否能夠縮短項目周期時間，是否能夠完成本財年計劃外的額外工作。

第三，評審部門項目經理們的作用和他們的項目工作的質量。項目經理們進行的項目是客戶所需要的嗎？在輔助按時交付那些項目關鍵里程碑時，團隊能夠使用經那些未被充分利用的資源嗎？

第四，分析項目交付的瓶頸，尋找加速完成項目和避免項目交付危機的時機。

結果出人意料：

一個項目團隊發現有一項軟件削支一年就可以節約220萬元

另外一個項目團隊發現，使用公司倉庫里，新系統由于延期交付而閑置的舊設備。這樣的調整使項目比時間表提前60天交付，并且可以取消新系統的訂單。這樣令人矚目的提前交付項目，為項目節省150萬元的成本。

一些需要額外人力資源的項目團隊（他們正在等待獲取外部資源的批準）發現，部門內部的人員可以補充他們的需求，這又為財年節省了30萬元。

當財年結束，朋友會見各經理時，團隊已經實現了上述措施。項目管理辦公室搜集了所有項目節支的證據，它們顯示，部門為公司節省超過750萬元的硬性資金價值。團隊具有的管理技巧和能力就像一個部門。團隊達到了210萬元的目標，并且還超出540了萬元。

據說，那年的圣誕紅包非常大！

讓我們回顧一下，什么是項目管理辦公室工作的真正價值？這一年項目管理辦公室的價值體現在超額完成了團隊應該交付公司210萬元的目標，超出的額度比項目管理辦公室的投資少的多。所以，用于獲得這些利潤的投資為零。

團隊僅僅改變了他們對待項目的觀點，態度，方式，通過項目管理辦公室這個部門，他們相互溝通戰術項目交付的方式變得更加有組織。他們達到了目標，改變是必須進行的。

可見，一個組織確定了年度目標后，項目就是實現這些目標的主要手段。完成的項目越多，達到或超過這些目標的機會就越大。

項目管理辦公室為它的不同客戶提供了很多單獨的價值。項目管理辦公室存在的主要的價值和主要理由是，促使項目交付物在力所能及的范圍內，加速影響它所支持的企業和/或主要業務單位。

這種加速的直接結果就是，除了必需增加財年的總的開發預算，更多交付的項目能影響使用衡量標準的財年。

5.綜述

我國目前的軟件企業大部分是產品與項目相互雜合的企業，即每個企業都有一個或多個固定的產品線，在這條線上按照用戶的要求定制產品，每個被要求定制的產品由于其差異（差異可能是需求不同或者實施的團隊的不同等）則常被稱為項目。這些項目通常有三個里程碑，一是用戶測試通過后的上線試運行，二是初驗，三是終驗。每個階段持續的時間根據項目的大小不一樣。對這樣的軟件企業來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標志，一是合同款全額收回，這標志著企業本身的項目目標已達到，二是用戶的投訴在最近的一年內零投訴或者即使有投訴也能在短時間內給予響應，這標志著用戶的項目目標也達到了。要達到這兩個目標可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產品的周期太長，而負責這個項目運作的市場部門和技術部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。市場部門可能在簽完合同就不再關注技術部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術部門中的項目團隊更是一個臨時性的組織，根據合同完成了必要的技術工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項目，從“生”管到“死”。