石化工程項目物資管理內部控制研究

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摘要：我國石化行業經過近20年的高速發展，產業布局和產業鏈配套日趨完善，已經跨越了規模增長，進入到追求高質量發展的階段。實踐表明，石化工程項目規模化發展和精細化管理成為了石化行業追求高質量發展的兩條主要途徑。工程物資管理是石化工程項目管理的重要環節，加強項目工程物資管理內部控制具有重要的現實意義。文章在分析石化工程項目工程物資管理內部控制必要性基礎上，探討了當前石化工程項目工程物資管理內部控制存在的問題，提出加強石化工程項目工程物資管理內部控制的對策建議。

關鍵詞：石化工程項目；工程物資；內部控制；物資管理

一、引言

石化工程項目屬于資源、資金、技術高度密集型項目，具有投資規模大、建設周期長、技術復雜、質量安全環保要求高、現場施工管理難度大等特點，探索應用科學合理的項目管理方法，成為提升項目管理水平的關鍵。近年來，石化工業正在朝著大型化方向發展，石化工程項目投資越來越大，一套百萬噸級乙烯裝置總投資超過200億元，包含860多臺套動靜設備、2萬多噸鋼結構、5萬多立方混凝土、1400多千米電纜。企業有必要將內部控制作為一種有效的管理手段，融入項目管理，完善和優化內部控制機制，通過規范工程物資的管理活動，以達到提升工程項目整體管理水平，降低項目成本、保證工程進度、確保工程質量的目的。

二、當前石化工程項目工程物資管理內部控制存在的問題

根據《企業內部控制基本規范》要求，企業建立與實施有效的內部控制，應當包括下列要素：內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。下面將從這五個方面對石化工程項目工程物資管理內部控制的各個環節存在的問題進行分析。（一）內控環境。1.管理層對工程物資管理認識不全面。項目建設過程中，管理層更多的關注采購環節的舞弊行為、采購成本、供貨質量和供貨周期，忽視設計管理和工程物資管理帶來的經濟效益。2.管理層對工程物資管理資源配置不足。物資管理人員數量不足，缺乏相應的專業勝任能力和職業道德；倉儲環境簡陋，安全、防盜、防護措施欠缺，工程物資損毀、丟失嚴重。（二）風險評估。風險評估過程形式化，沿用過去項目的經驗、流程和數據進行風險評估活動，缺乏對項目內外部特定環境的分析，無法有效識別出項目特有的潛在重大風險，風險評估活動流于形式。（三）控制活動。1.工程設計管理控制不到位。工程設計缺陷會大量增加現場施工工程聯絡單及設計變更的數量，影響到采購計劃和預算控制，增加現場臨時采購、訂貨數量，增加工程物資管理工作的難度，造成物資浪費、質量下降和工程進度延期等不良后果。2.采購技術專業力量較弱。由于工程物資復雜多樣，采購部門難以具備各類別物資采購所對應專業的基礎知識和經驗，出現采購數量、規格與請購文件不符、無法滿足工程建設需求、采購進度與專業施工進度脫節等問題。3.特殊、長周期設備監造執行不到位。對需要監造工程物資的范圍確定不合理，僅在大型設備制造時派出監造，特殊管道、閥門的制造沒有安排監造人員和活動；委派的監造人員素質良莠不齊，不能對工程物資質量起到了很好的把關作用。4.工程物資驗收控制執行不到位。比如，驗收程序中規定了工程物資到貨必須持請購單、供貨清單開箱驗收，重要物資需要有專業人員協同驗收。但是，在實際驗收過程中，缺乏重要物資的界定標準，由實物管理人員依據供貨清單整箱清點數量，不核對請購單與供貨清單，事后發現物資短缺損壞、性能型號不符，無法區分供貨原因還是保管原因，扯皮推諉。5.缺乏對施工單位領料的有效控制。施工單位申請領料時，未查閱物資管理平臺的到貨和領料信息，企業也沒有對施工單位領料申請的合理性進行復核，產生大量的工程物資退料，不利于工程物資余料的有效利用。6.缺乏工程物資報廢、處置的授權審批流程。工程物資的損毀報廢，放在工程竣工后一次性處置，難以確定報廢原因和劃分責任歸屬，影響項目管理人員績效考核準確性。在每一資產負債表日前，未及時對損毀報廢的工程物資進行處置，影響企業會計信息計量的準確性。（四）信息與溝通。1.設計專業之間溝通信息不暢。專業之間設計碰撞問題，增加施工現場設計變更數量。2.部門之間信息溝通不暢。項目管理各部門之間信息溝通不及時、不完整，造成內控管理間隙，影響工程物資管理內控措施運行效果。3.自動化信息系統之間銜接不暢比如，工程項目管理軟件與財務ERP系統接口開發不合理，無法高效共享和調用數據，影響工程物資信息、數據的質量，誤導數據信息使用者。4.與業主、施工單位、供應商信息溝通不暢。無法及時獲得業主、施工單位、供應商工程物資相關信息，或者未能及時向其反饋相關信息，影響工程建設進度，產生糾紛，甚至引發訴訟、仲裁。5.與管理層、治理層信息溝通不暢。管理層、治理層無法充分掌握工程項目實際情況，進而無法對工程物資的管理實施有效的監督，滋生舞弊。（五）內部監督。內部監督機制主觀性較強，項目順利建成投產后，企業上下皆大歡喜，論功行賞，在建設過程中發現的各類問題被掩蓋，問責機制弱化。

三、加強石化工程項目工程物資管理內部控制的對策建議

（一）重視內控環境建設。內控環境是內部控制的基礎，對企業內部控制的實施具有廣泛的影響。1.全面認識內控。組織內部控制相關知識的培訓，改變對內部控制的狹義理解，只有在全面了解內控的基礎上，管理層才能重視內控環境，實施優化內控環境的具體舉措。2.構建企業文化。注重企業文化建設，將內部控制融入企業文化，內控制度的貫徹執行有賴于企業文化的支持和維護。內控制度缺失時，企業文化對員工的行為進行一定程度的約束；內控制度健全時，企業文化貫徹的理念會強化內控措施的執行力度。3.建立健全制度體系優化人力資源招聘、任用、績效考核制度，明確部門、崗位職責，推行股權激勵計劃、完善獎懲激勵機制。從基本制度層面調動工程物資管理人員積極性，約束其日常行為。（二）落實風險評估活動?？茖W、合理、有針對性地開展風險評估。除根據以往工程項目管理經驗對項目所共有的風險進行評估外，重點對項目特定的環境進行的分析和風險評估活動，并針對性地設計控制措施。（三）強化內部控制措施的運行。1.優化設計環節控制。規范設計變更管理，區分設計原因和非設計原因，對設計原因造成的設計變更進行追溯；統一設計標準，減少專業碰撞，方便工程物資代用和備用；設計專業參與對專業成套設備資料的審查和到貨驗收，避免設備資料和配套材料短缺。2.提升采購專業技術力量建立采購專業技術專家庫，重要工程物資采購過程必須同時有專家庫專家參與，專家為采購組成員，明確承擔采購責任；對現有采購人員進行培養，使其具備專業采購的勝任能力，吸納專業設計人員加入的采購部門，形成一支具備高素質專業能力的采購隊伍。3.建立完善的監造工作體系。將特殊管道、閥門納入監造范圍；編制監造規劃和監造實施細則，規范監造流程；對委派的監造人員加強管控，強調監造責任，及時更換無經驗和責任心差的監造人員。4.加強工程物資驗收管理。明確由專業人員共同驗收工程物資的范圍，未經專業人員簽署的物資驗收資料無效；錄制驗收過程影像資料，隨同工程物資附帶資料一同歸檔保存；定期組織倉儲人員崗位培訓，提升專業能力和職業道德素養；落實獎懲機制。5.規范施工單位工程物資領用管理。要求施工單位設置余料倉庫，對堆場外的已領剩余材料進行管理；由監理對材控崗位簽發的施工單位領料單進行復核；明確施工單位領料前后工程物資管理的責任劃分節點；完善直發施工現場工程物資入庫、驗收、領用手續。6.建立施工過程中報廢的工程物資。處置流程和授權審批制度編制項目現場工程物資報廢處置流程和相應授權審批權限，發現一批處理一批；結合企業資產清查、盤點制度，在資產負債表日前，由企業資產清查、盤點小組對項目現場工程物資的清查、盤點情況進行檢查和復核。（四）優化信息與溝通的方式。1.設計專業之間的溝通。利用自動化模擬設計軟件支持；關鍵設計階段集中辦公，便于專業設計人員之間主動溝通；嚴格執行作業手冊，規范設計信息傳遞過程。2.部門之間的信息與溝通。提前組織信息溝通策劃，明確各類信息傳遞路徑、節點、內容、渠道、方式、時間等各項要求，形成信息傳遞作業文件，確保信息傳遞完整、準確、及時；充分發揮項目報告、項目例會的信息溝通作用。3.自動化系統間的信息傳遞。建立科學、合理的工程物資編碼規則，授予采購部門增加工程物資編碼的唯一權限，定期對編碼庫進行維護；規范工程物資名稱、型號，統一計量單位；優化自動化系統間接口，方面共享數據，增加多重校驗功能，確保數據傳遞準確、完整。4.與業主、施工單位和供應商之間的信息與溝通建立統一的信息共享平臺，重要信息傳遞必須采用規定的書面形式并經過相應的授權審批；加強合同協議的管理，在協議中明確信息傳遞要求。5.與管理層、治理層溝通。重點關注反舞弊信息溝通機制的建立，設立管理層、治理層從舉報人那里獲取潛在的違反流程的信息溝通渠道，建立舉報人保護制度。（五）利用內部監督的作用。1.增強內部監督人員獨立性和專業勝任能力。賦予內部監督人員相應的獨立地位；委派具有相當經驗和專業知識的人員，定期培訓，對內部監督人員工作進行評價。2.利用制衡原則。利用工程物資管理流程各節點之間相互制衡原則，由下一節點對上一節點的工作進行監督。3.持續進行內控監督。由內審計部門對工程物資管理進行全流程監督。4.聘請外部獨立機構進行評價。由外部獨立機構評價工程項目管理內部控制有效性，并出具書面意見，與工程項目建設資料一并歸檔，避免因問責機制弱化掩蓋控制缺陷。

四、結語

綜上所述，企業加強工程項目工程物資管理內部控制，必須全面理解內部控制五要素，從建設良好的內部環境入手，針對性實施風險評估活動，關注控制措施的運行，優化信息與溝通方式，充分利用內部監督的作用，才能達到預期目的，發揮內部控制在工程項目管理中的積極作用和價值，為企業實現戰略目標服務。

參考文獻：

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[3]莊晉磊.電信行業工程物資內控問題及對策研究[J].會計師,2015(02):61-63.

作者:李智峰 單位:榆林高新能源科技有限公司