云計算下檔案信息管理研究

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一、云計算模式下檔案信息管理與服務的優勢

(一)云計算能使信息資源服務更完善

通過云計算對檔案信息進行管理，可以使信息資源服務更完善。譬如：從技術的角度來看，云計算資源的伸縮度、資源的集成化管理等各種功能，都是通過應用軟件來實現的。通過網絡連接的檔案數據庫雖然有存儲功能但屬于分布式模式，不能進行集成化管理。通過應用軟件，建立規格一致的接口，與一站式檢索界面進行結合，用戶可以通過本地計算機網絡接入到“云”中，實現集成化服務。使用一站式檢索界面，實現集成服務，不僅完善了檔案信息的管理質量，而且還提高了服務水平。

(二)云計算可以實現信息資源服務多元化

檔案資源通過云計算模式進行信息技術處理后，所有資源都儲存在云中，進行統一管理。用戶只需要會操作應用程序，在規定的權限內進行操作就行，不需要掌握原理性知識和技術性問題，使用更為快捷方便。云計算服務可以是檔案信息隨時可查，隨時管理，隨時提取。在高校，可以通過云計算檔案管理模式，把檔案資源全部輸入到“云”中進行整合。尤其是高校圖書館，不僅檔案資源豐富，而且類別繁多。在云計算模式下，建立高效數字化檔案館，不僅可以給用戶提供各種個性化的服務，而且還可以提高信息服務的有效性。

(三)云計算節約了基礎設施的維護成本

隨著社會的進步，信息技術日新月異。檔案信息系統在維持日常運營過程中，計算機軟硬件設施的升級和開發必不可少，各種基礎設施的更新換代需要投入大量的資金。使用云計算，提供云計算服務的供應商負責解決維護計算機基礎設施的工作，這樣大大節省了維護成本。

(四)云計算提高了檔案工作人員的專業技術水平

通過云計算模式，使檔案管理人員的工作方式發生了重大的變化，對信息技術有了全新的認識，為在工作中能得心應手，根據工作需要進行必要的職業技能訓練，不僅提高了工作人員計算機操作能力和對網絡的認知能力，也提高了檔案工作人員的責任意識，使云計算的服務質量也得到進一步提高。

二、云計算模式下檔案信息管理與服務面臨的問題

(一)云計算模式下檔案信息存在安全問題

云計算的服務是依賴于互聯網，“云”端檔案信息數據的安全性非常重要。一旦丟失，后果不堪設想。就技術方面來說，將數據放置于“云”上更安全。但是檔案類的數據安全和保密問題焦點在政策層面上。云計算企業的管理策略、企業信譽，或者國家政策都有可能對云計算下檔案信息數據資源的安全性造成極大的影響。檔案行業對安全性的要求尤其突出，如何保證檔案信息和數字檔案資源的安全是正確運用“云計算”技術的核心問題。

(二)云計算模式下存在服務器協議不同和接口的特定性問題

檔案信息資源的管理與服務，有其自身特性，服務器配置和使用的服務器操作系統也有其特別性。不同的檔案信息，管理方式不同，所以服務器的配置和服務器操作系統等方面也有差異，這樣給檔案應用云計算技術帶來了麻煩。與此同時,云計算服務供應商根據不同平臺開發的特定軟件接口進行管理，假如某一檔案中的協議和接口與云計算的接入不匹配，將會延長云計算的利用時間。

三、云計算模式下檔案信息管理與服務的創新策略

(一)建立確保檔案信息安全的系統

為確保檔案信息不被非法訪問和使用，可以對用戶進行訪問控制和權限管理。不同的用戶具有不同的權限，譬如：檔案數據的更新、維護、開發利用等由檔案工作人員負責。為確保數據的安全，需要建立檔案信息安全系統對云計算模式下的普通用戶、檔案工作人員和云計算服務供應商進行合理的權限劃分與管理。

(二)制定相關政策完善云計算的標準

云計算為檔案信息管理與服務的內容、工具和平臺提供了方便，但云計算在檔案信息管理工作中的應用仍需要較為嚴格的規章和政策支持。沒有標準統一的行業應用規范和技術標準，檔案管理部門在選擇云服務供應商時就會有所迷失，也會受到限制。因此，應制定相應的政策，完善云計算的標準，確保云計算在檔案信息管理與服務中正常運營。

四、結論

云計算的出現和發展，給檔案信息管理與服務帶來了重大變化。不僅完善了檔案信息資源，而且使檔案管理的服務理念發生了轉變，具備多元化、個性化的服務，使用戶獲取檔案信息更方便快捷。

作者:楊芳 單位:中原工學院