測繪檔案信息化管理論文

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摘要:測繪信息化的快速發展，對測繪地理信息檔案的管理提出了更高的要求，而傳統的檔案管理模式遠遠不能滿足目前的需要。本文分析了現有的檔案管理方式，重點從管理制度、數字化、數據和業務管理、資源共享、安全防護、基礎設施和人才隊伍建設等幾個方面提出了檔案信息化管理方式，最后論述了檔案信息化管理流程。

關鍵詞:測繪地理信息檔案;管理;信息化

隨著國民經濟和社會信息化進程的加快以及測繪地理信息的廣泛應用，測繪信息化也得到十分迅猛的發展。測繪地理信息檔案作為測繪基礎性戰略資源，也是國民經濟和社會發展不可缺少的基礎性、戰略性資源，其信息化是測繪信息化不可或缺的重要組成部分。長期以來，測繪生產單位一直存在著忽視檔案管理和開發利用的現象，測繪地理信息檔案長期處于封閉狀態，給檔案的有效利用帶來了很大的影響。目前，大多數測繪單位對檔案的管理方式仍采用手工記賬式或電子文件記賬式，提供測繪地理信息檔案服務仍要以傳統的數據刻錄、紙圖輸出為主，檔案信息的分發、交換仍采用離線拷貝和簽訂保密協議的方式，其管理、分發、共享交換等手段較為滯后，不能有效地對檔案進行科學管理，充分發揮檔案的重要價值。如何進行有效的測繪地理信息檔案的管理，是急需解決的一個問題。因此，需建立一套數字化、信息化程度高的檔案管理模式，來存儲管理測繪地理信息檔案，提高測繪成果檔案的管理效率和檔案資源的利用率，更好地滿足社會經濟建設對測繪檔案資源的需求。

1檔案現有管理方式

1)測繪地理信息檔案數據管理方式測繪檔案從中華人民共和國成立前至今，涉及不同時期、類型和來源的檔案信息，內容繁雜、信息體量較大。檔案一般以紙質文檔或介質(磁盤、光盤、硬盤等)存儲在檔案室，存儲空間大，維護不方便，查詢檢索費時，利用效率低;另外，以介質為載體的檔案電子實體數據分散存儲于各載體上，管理方式大部分是手工記賬式或電子文件記賬式，僅有少部分單位開始利用數據庫存儲管理，這種管理方式對于歷史資料檔案來說，很多信息沒有統一管理起來，不便于檔案信息的檢索與利用，也不能很好地支持檔案信息資源的數據挖掘。2)測繪地理信息檔案業務管理方式檔案業務管理包括資料接收、檔案借閱、檔案歸還、檔案銷毀、成果分發等業務。目前，資料的接受、檔案借閱與歸還業務由專門的檔案管理員負責，通過手工記賬式進行管理;成果分發通過刻盤、打印、拷貝等離線方式進行;檔案資料的查詢采用手動查詢或文檔編目查詢的方式。各種業務辦理是相互獨立的，彼此之間沒有關聯，沒有形成統一的業務辦理流程和一體化管理模式，辦理方式也是以人工干預為主、自動化為輔，沒有實現業務管理的規范化、流程化、自動化和智能化，管理機制和手段比較落后。3)檔案信息共享模式測繪資料檔案作為國家重要的數據資源，具有重要的價值，但檔案信息資源只是以內部資料的形式進行存儲和管理，測繪資料的利用受到了限制。目前，只是將檔案目錄在互聯網中進行，僅提供檔案信息的目錄查詢，可查閱檢索檔案的人員非常有限，主要是檔案管理人員，其他人員則需要通過檔案管理人員才可以檢索或查閱，信息的不開放導致檔案的利用程度較低。4)檔案信息安全管理模式紙質檔案分類存放于檔案室檔案柜中，并配置專門的檔案資料管理員進行檔案資料的管理，確保資料檔案的存儲安全。分發時，加蓋測繪資料專用章，通過申請審批相關文件、簽訂保密協議、責任到人的方式確保涉密檔案資料的安全，通過保密號、印章、版權等信息進行資料溯源。電子檔案存儲時，采用光盤、硬盤、磁帶等多種介質存儲，統一存放在檔案室，并在異地進行了存儲備份，確保電子資料檔案的存儲安全。分發時，通過刻盤、拷貝的方式以光盤、硬盤為介質進行傳輸，在數據精度上與原始數據保持一致，沒有設置任何電子檔案版權保護，只是通過申請審批相關文件、責任到人的方式進行涉密信息安全控制。目前，電子檔案的安全存儲、保護數據安全是檔案信息化管理中的重要問題。

2檔案信息化管理方式

1)建立健全測繪檔案管理制度，實現檔案的規范化管理測繪檔案管理制度是對檔案管理工作的約束。信息化測繪檔案的管理制度重點應針對數據檔案制定相應規范和標準，重點要規范數據檔案的分類、歸檔范圍、整理立卷、著錄標引、歸檔移交、接收檢驗、日常維護、異地備份、存儲介質及系統升級換代、信息安全保護、共享等管理的各個環節。主要包括檔案分類規范、檔案建檔規范、檔案著錄規范、檔案數字化技術規定、檔案共享服務模式與接口規定等方面內容。2)整理整合測繪資料檔案，實現檔案數字化和電子化依據建立的檔案分類規范、檔案數字化技術規定對存檔的資料檔案實體進行分類和整理，并結合檔案信息化業務管理要求和數據庫建設需要，對館藏的各類資料檔案進行掃描數字化和元數據采集錄入，通過掃描將紙質檔案轉化為電子資料及電子文件，實現檔案的數字化和電子化，為后期的檔案信息化管理奠定基礎。3)建立檔案數據庫和統一管理機制，實現檔案數據管理信息化通過地理信息技術、數據庫技術等技術手段，按一定的標準、規范建立檔案數據庫，并建立檔案數據庫管理系統，提供檔案的規范化管理、數字化管理、空間化管理和信息化管理，形成檔案統一管理機制，實現檔案數據管理由手工管理方式向信息化管理方式的轉變，滿足測繪地理信息檔案數據的信息化管理需求。4)建立并完善檔案業務全生命周期管理機制，實現檔案業務管理信息化基于測繪資料檔案移交歸檔、貯存和共享相關標準規范，建立并完善資料接收、組卷、鑒定、歸檔到檔案著錄、保管、銷毀、編研、和利用等全生命周期的檔案業務信息化管理過程，形成測繪資料檔案移交歸檔、貯存和共享的長效機制。根據檔案機制，建立檔案、利用一體化的管理體系，提供虛擬庫房信息化、電子標簽信息化、檔案信息共享等手段，提升檔案業務管理水平和檔案資源的利用程度。5)建立檔案信息分布式共享機制，實現檔案信息資源共享采用計算機、數據庫及網絡技術，面向不同的網絡環境，在分布式網絡環境下，基于云架構建立檔案資源信息的共享平臺。在統一的平臺技術架構下，建立各級節點的檔案資源信息和共享機制，實現各級檔案資源中心的信息，從任意一個分布式網絡節點上能夠檢索、調用檔案信息資源，實現全國范圍內測繪資料檔案信息的共享，較大限度地提高測繪檔案信息資源的共享利用程度和信息化水平。6)建設完善檔案信息化安全管理的防護措施，確保檔案信息資源的安全采用較高安全的軟硬件系統以及網絡安全技術，提高檔案信息化管理的安全防范措施。通過升級檔案存儲設備，建設檔案管理專職隊伍，制定安全管理制度，確保數字檔案信息在接受、歸檔、存儲和傳輸過程中的安全。采用測繪地理信息檔案原始性認證技術，通過脆弱水印技術，建立測繪地理信息檔案原始性認證模型，有效甄別電子檔案是否被篡改，是否是原始檔案數據，在哪里篡改，實現對電子檔案的可靠認證;基于可逆水印技術，建立測繪地理信息電子檔案精度降低模型，降低檔案數據精度，使得電子檔案日常能以低精度形式存儲，從而保證檔案的安全。在電子檔案需要使用時通過可逆水印的自恢復模型進行數據的無損恢復，使得數據也能夠正常使用，確保檔案在分發利用過程中的安全。7)加強檔案管理人才培養，提升檔案信息化管理人員素質檔案信息化管理工作是一項科學性很強、理論基礎和業務技能相結合的工作，要求管理人員知識面廣，既要有檔案管理專業的知識，又要懂得相關測繪技術知識、地理信息系統知識、計算機知識和網絡安全知識。推進檔案管理的信息化，首先要有具備測繪檔案管理能力的復合型人才。可通過函授、參加學術交流會、定期組織培訓、邀請相關專業的專家進行授課等多種方式，加強檔案管理人員的業務學習，提升業務素質，完成檔案信息化管理的復合型人才的培養，使其具備數字化、信息化檔案管理的能力。8)加強基礎設施建設，保障檔案管理信息化基礎設施是測繪地理信息檔案信息化管理的重要保障，包括機房、網絡、服務器、數據庫、存儲備份等軟硬件。利用網絡技術、計算機技術等將所有設備進行集成，形成檔案信息化管理的運行環境系統，滿足測繪地理信息檔案管理信息化穩定、高效、安全運行的需求。在機房建設上，建設符合國家GB/T50174的B級機房標準和秘密級機房建設要求的標準機房。在網絡、硬件等支撐環境建設上，采用云計算技術，搭建內部私有云平臺。在云平臺搭建過程中，充分考慮大數據中心運行的需求，完善網絡安全保障體系所需的軟硬件環境，優化檔案信息化所需的軟件支撐環境配置。服務器系統采用虛擬化技術，實現計算資源的虛擬化管理，可動態、靈活地按需分配計算資源。檔案數據存儲采用SAN和NAS相結合的存儲架構，利用磁盤陣列和存儲虛擬化技術構建存儲資源池，實現存儲資源的統一整合與集中管理。檔案數據備份采用一體化備份設備，實現了基于文件系統、數據庫、虛擬機等不同類型數據和對象的自動備份。網絡核心區域帶寬為萬兆，業務區域帶寬為千兆。

3檔案信息化管理流程

測繪地理信息檔案信息化管理的流程主要是資料接收、組卷、鑒定、歸檔到檔案著錄、保管、銷毀、編研、和利用等全生命周期的檔案信息化管理過程?？煞譃橘Y料接受、組卷整理、建庫管理、應用服務4個階段，如圖1所示。1)第一個階段是資料接收，測繪生產單位匯交資料，檔案管理單位接收并檢查資料，其中檢查包括資料的完整性、準確性和一致性等檢查，資料檢查通過后進行資料信息的登記，建立資料接受臺賬。2)第二個階段是組卷整理，包括資料整理、組卷鑒定、歸檔，檔案整理、著錄。首先根據資料檔案分類整理規范，整理接收的資料和館藏的歷史檔案，資料檔案整理完后，對接收的資料進行組卷、鑒定和歸檔，對館藏檔案進行著錄，完成資料檔案數據的整理與著錄。3)第三個階段是建庫管理，包括檔案建庫和檔案管理。根據整理完的資料檔案數據的組織結構和屬性特征，進行資料建模和檔案建模，依據檔案分類規范，進行資料編目和檔案編目，建模和編目完成后，根據模型規則，進行資料入庫和檔案著錄，完成檔案數據庫建設;檔案管理包括檔案保管和檔案銷毀，通過檔案數據庫維護和建立管理臺賬的方式完成檔案管理。4)第四個階段是應用服務，包括信息、檔案應用和統計分析。檔案建庫之后，進入檔案信息階段，通過檔案共享平臺完成檔案元數據信息和目錄的。檔案信息之后進入檔案應用階段，用戶通過的目錄檢索找到自己需要的數據，并提交成果申請，審批通過后從檔案數據庫中提取數據，并加水印，完成成果數據的提供;檔案借閱時，用戶提交檔案借閱申請，審批通過之后進行檔案借閱辦理。最后是檔案統計分析，主要包括檔案業務統計、檔案專題統計和檔案館藏統計等。

4結束語

測繪地理信息檔案信息化管理需從檔案管理制度、檔案數字化、檔案數據和業務管理信息化、共享利用、安全防護、基礎設施和人才隊伍等幾個方面著手，建立檔案信息化管理體系，實現測繪地理信息檔案的高效、有序、安全管理，滿足測繪地理信息檔案信息化管理的需求，提高測繪地理信息檔案的管理效率和檔案資源的利用率，更好地為社會經濟建設提供測繪服務。

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作者:雷瑛 王芳霞 單位:甘肅省基礎地理信息中心