知識管理對高校檔案管理的影響

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一、高校教師綜合檔案的管理與利用現狀分析

1.高校教師綜合檔案的管理與利用現狀盡管在知識化、信息化、網絡化的環境下，高校的人事管理、教學管理、科研管理等領域的數字化、信息系統化都已經成為現實，學生的選課、各類人員對教師的評價、學生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網上直接完成，教師的授課計劃、科研成果的統計等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學、科研等各個管理部門的信息系統基本都是相對獨立，彼此互不兼容。結果就是，教師的各類檔案數據是分別存于不同的系統中，對利用與保管都存在不方便之處。即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數據；一部分則由相關職能部門（即教學部門、科研部門等）在其職能活動過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會將相關檔案上交主管部門或學校檔案館，各主管部門（即教學部門、科研部門等）若干年后也會再轉交學校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時才有利用活動產生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費，有的有時間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時，上到相關職能部門，下到教師個人，都分別忙于重新組織、查找相關資料，而相關的信息系統，比如教學檔案、科研檔案、檔案館等系統都無法提供全面、準確、完整的相關材料。本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對教師的所有檔案數據統一歸檔與專門管理的制度，沒有一個統一的信息管理平臺。由于沒有形成對教師所有業務活動過程的文檔進行統一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個統一的高校教師檔案信息管理平臺，使得高校教師檔案的統一管理與開發利用極為不便?，F實中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級保管模式造成資源浪費嚴重。因為各部門之間數據管理模式不同，數據結構不一致，移交檔案館的過程中有個格式轉換問題，格式轉換本身就是資源浪費，同時還有可能造成數據丟失。（3）分散多級的保管模式導致高校教師檔案的利用率較低。高校有關人事、教學、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動服務，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識資源價值的整體發揮?，F行的分散多級保管模式導致對高校教師檔案資源的整體構建與管理進行的研究也很少，盡管找出幾篇有關資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業務檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時也不利于對人才的整體評估與認識。因為只有集中統一保管的教師檔案才能體現出個人或某部門甚至學校的教學、科研的整體水平與進展過程?？傊咝＝處煓n案的分散多級管理模式不利于高校組織內知識的融合、共享、創新與傳播，不利于其知識資源價值的充分發揮。

二、高校教師綜合一體化管理

1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現狀，存在諸多問題。改進的基本思路應該是充分利用現代信息管理技術，尤其是數字化與計算機網絡技術，實現高校教師綜合檔案數據的一體化管理與利用。一體化的基本內涵包括三個方面：其一，教師個人各類文檔數據的一體化管理，即通過制定標準、統一的建檔與歸檔制度，將教師個人的人事、教學、科研等方面文檔數據集中統一保管，以方便利用；其二，教師各類業務文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網及相關信息管理技術，對教師的各類業務檔案文件的形成過程實施全程控制，然后直接經網絡鑒定、上傳、歸檔、入庫，實現教師業務檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個人或各級管理部門）到審批、傳達、實施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復勞動及數據的丟失；其三，教師個人綜合檔案數據在一定范圍內公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網及相關技術與制度，實現在高校內部的某些范圍內對高校教師個人檔案數據的共享與開發利用。實現途徑應該是開發出能一體化管理教師個人基本信息及各類業務檔案數據的綜合檔案管理信息系統，系統的用戶應涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實現方略實現并達到上述三個一體化管理的目標，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術方案的支持，還要有高校各個職能部門及其管理人員與教師個人的積極配合。但最主要的還是要構建一個統一、相對規范的信息管理平臺與管理制度。其實施要點包括：首先，要制定對高校教師所有業務活動過程統一建檔、系統保管的專門檔案管理制度，這是實現高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運用數據庫系統技術、系統集成技術、網絡技術等現代信息技術，組織專門機構、專職人員，開發高校教師綜合文檔管理信息系統。從現實層面上來說，高校教師的各類檔案應該分別保存在不同的已有信息系統中，其自動化、信息化程度應該還比較高，比如教學信息有教務管理信息系統，人事檔案有人事檔案管理信息系統等等。所以，實施高校教師綜合檔案一體化管理的關鍵措施是要在各子系統（如教務管理信息系統、人事信息管理系統、科研信息管理系統等）的基礎上，應用系統集成技術，構建一個統一的信息管理平臺，即能一體化管理高校教師個人及其各類業務文檔的綜合文檔管理信息系統。這一過程可由高校指定相關管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發能力的信息公司合作完成，開發的關鍵技術是系統集成技術與數據庫系統技術。系統的開發過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導下，運用數據庫系統技術、信息系統集成技術等現代信息技術，針對高校教師業務檔案的數據構成（包括教師個人的人事、教學、科研等方面數據）及各類文檔的形成過程，分析并規劃系統的整體構成及功能結構，包括各子系統的構成與功能結構，進而建構系統統一的數據庫數據模型并實現系統的統一規劃，最終完成系統的集成及其相關軟件的開發、調試、實現等。該系統應該具備：利用分布式數據庫管理系統原理統一保管教師個人基本信息及其所有業務活動過程的各類檔案數據的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個人各類檔案數據的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數據的綜合檢索功能，還包括對某個時段某類檔案或某部門某類檔案等的統計檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設定）等；有嚴格的用戶類型及其權限管理措施。最后，在考慮檔案數據的特定保護需求的情況下，在數據庫的設計階段，充分運用數據庫保護技術與原理，設計并規劃系統各類文檔數據的全程控制以及數據的安全保密與數據共享的平衡控制機制。數據庫系統的安全保護措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數據模型設計階段的數據結構、數據操作、數據完整性約束等三個基本要素的統一設計，實現對整個數據庫的數據進行統一控制的機制，最終實施對各類教師業務文檔的全稱控制；二是通過對系統各類用戶及其權限的統一規劃、管理，形成對系統檔案數據的安全與完整性的統一控制，最終實現系統檔案數據保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發者與數據庫管理員共同設計完成，相關內容的論述將在后續文章中完成，此處重點談談第二方面的控制。第一，針對各類教師業務檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統用戶類型（包括教師本人，各院的教學與科研秘書，各職能部門的相關檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統運行過程中的職責與任務，包括要完成的相關數據的上傳、鑒定、歸檔等過程任務等；第三，運用數據庫的安全保護措施，對各類用戶進行統一的權限控制與管理。包括對系統用戶的名稱與密碼的統一管理，對系統運行過程中各類系統用戶的身份識別（以保證系統用戶的合法性），對進入系統的所有合法用戶的審計與跟蹤（以保證合法用戶對系統數據的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實現系統內各類用戶對權限范圍內相關數據的共享與利用。

單位：熊志云單位：湖北大學