提高高校財務報銷效率探討

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摘要：財務報銷工作量大、報銷流程繁瑣、報銷規則復雜是高校普遍面臨的問題。為了消除報銷人與財務人員之間的矛盾，提高報銷人的滿意度，本文分析了高校財務報銷存在的問題，并提出相關的建議。

關鍵詞：高校；傳統報銷；網絡報銷；銀?；ヂ?/p>

1高校財務報銷方式

現在高校報銷方式主要分為兩類，一類是傳統報銷方式，另一類是網絡報銷方式。傳統報銷方式一般分為四步：一是報銷人填寫紙質版報銷封面，整理好原始憑證，完成各種簽字和審批程序；二是報銷人將單據交至審核人員，審核人員審核無誤后，編制會計憑證；三是復核人員對已制憑證進行復核；四是將復核過的會計憑證交給出納，出納根據會計憑證上的支付信息支付。網絡報銷方式一般分為以下幾步：一是報銷人登錄網絡報銷系統，進入相關的報銷模塊，填寫相關報銷信息，生成帶有財務號碼的報銷單據后，將其打印，再找相關的負責人簽字；二是報銷人員將簽好字的報銷單據交給財務接單員，財務接單員初審單據，主要看簽字等手續是否齊全，報銷項目的開支范圍是否合規，以及其他票據是否合規；三是財務接單員將初審通過的單據交給審核員，審核員仔細審核全部原始憑證，審核無誤后編制會計憑證；四是復核人員對已制憑證進行復核；五是出納將復核過的會計憑證的支付信息與銀?；ヂ撋系闹Ц缎畔⒑藢Γ瑹o誤后將款項支付；六是出納完成支付后，報銷人可以在網上報銷系統實時查詢報銷進度。若收款人成功收到款項，就意味著報銷完結。若收款人未收到款項，報銷人要在核實情況后及時與財務部門聯系，共同找出支付信息中的錯誤，并及時改正。

2高校傳統財務報銷方式存在的問題

第一，報銷人實際報銷范圍與項目允許的開支范圍不符。不少報銷人在報完預算后，忘記了該項目允許的報銷范圍，所報銷的內容往往是該項目不允許開支的。而財務審核人員在審核原始憑證期間并不能得知項目的開支范圍，只有到了做賬步驟，進入財務系統后才能得知該項目的開支范圍。這就往往造成了報銷人花了錢，但是該項目無法報銷。財務審核人員做了大量無用的工作，耗費很多沒有必要的人力。第二，報銷人實際報銷的金額超出該項目余額或者該項目下某一類的額度。報銷人大部分不會記錄報預算時項目的總額和每一類的額度，也很少有人記錄每一次每一類的報銷金額。這就造成報銷人填寫的該項目報銷金額超出項目余額，審核人員往往是先審核原始憑證，然后登陸財務系統編制記賬憑證，只有到了這一步才能看見項目余額，這不免會造成大量無用工作。更麻煩的是在編制記賬憑證過程中，審核人員無法看到該項目下某一分類的余額有多少，只有到了保存這一步才能看到該項目下這一分類是否超支。超支不僅造成原始憑證審核步驟無用，也使審核人員編制記賬憑證步驟無效。審核人員要干大量完全無用的工作，造成報銷效率低下。第三，支付信息完全由財務人員輸入系統，易造成較高的錯誤率。傳統報銷模式下，支付信息是由財務人員輸入。但是，年底或者結賬期間工作量較大，容易使支付信息出錯。第四，傳統報銷模式是由報銷人自己在報銷封面上填寫聯系方式。報銷人往往忘記填寫聯系方式。審核人員在審核大量單據的情況下難免忘記囑咐報銷人填好聯系方式。這就造成審核人員一旦發現審核的原始憑據有問題，無法聯系到報銷人，只能將報銷單據壓在手里，而報銷人若不主動聯系審核人員，單據只能積壓。第五，項目負責人無法及時簽字。由于傳統報銷方式需要項目負責人在報銷封面上手簽，但是經常出現項目負責人不在單位，無法簽字的情況。第六，報銷單據處理速度慢。隨著我國高校的招生人數在不斷增加，經濟業務越來越多，報銷、收費業務也在逐年增加，財務工作量也在大幅增加，但是財務人員的數量，特別是審核人員的數量、出納崗位人員的數量增加的幅度卻遠遠趕不上業務量的要求，尤其是出納崗位人員的數量幾乎不變，導致會計人員需要加班加點工作，但還是很難及時完成工作。第七，報銷類型繁多導致報銷人往往搞不清需要填寫哪些具體的內容。報銷往往分為普通報銷、國內差旅報銷、國外差旅報銷、會議報銷等等。報銷人在進行每一類報銷時通常要填寫不同的報銷封面，極易弄混。而且每一類報銷都要有不同的報銷規則，不同的資金審批規則，例如會議報銷就要填寫會議預算表和會議決算表。例如報銷固定資產，報銷人經常忘記報增固定資產的流程。報銷人極容易搞混和忘記各種報銷規則。第八，經濟分類有誤解。辦公用品、打印耗材、專用材料這些經濟分類，報銷人往往搞不清之間的區別。報銷人喜歡將很多物品都歸為辦公用品這一類，導致在報銷的時候審核需要自己調整分類，并且很多報銷人花錢買了物品卻不能報銷。

3高校網絡財務報銷方式存在的問題

第一，網絡報銷方式無法覆蓋所有業務。高校的網絡報銷系統基本上只有常見的借款業務和報銷業務。有些特殊的業務沒有專門的報銷模塊，只能夠使用傳統報銷方式。第二，網絡報銷對報銷人的素質要求較高。報銷人往往不是專業的財務人員，難以理解每一項報銷規定，很多內容的經濟分類也很難準確界定。而且財務的報銷規定也在不斷更新，報銷人就更加難以獨自進行網報。報銷人往往憑借自己對經濟事項的理解填寫類別，導致各種分類錯誤。財務人員在錄入系統時，需要大量修改，這就降低了報銷的效率。第三，網絡報銷會給財務人員和報銷人帶來新的矛盾。由于網絡報銷不同于傳統報銷，經濟分類、金額、項目號和支付信息都交于報銷人填寫，在一定程度上加大了報銷人的工作量，減輕了財務人員的工作量，報銷人難免會產生抵觸情緒。另外，報銷人填寫的經濟分類錯誤，是退單還是由財務人員直接修改完全由財務人員主觀決定。如果財務人員不愿意自己修改，總是退單，這就會造成報銷人的厭煩情緒。很有可能，財務人員在面臨規定時期內要反饋大量報銷單據任務時，為了完成任務，先挑出這些報銷單里的一個問題，反饋給報銷人，甚至退單，等到報銷人重新提交單據，財務人員再找一個問題反饋給報銷人，循環往復。一旦退單就意味著報銷人要重新登錄系統填寫，并且要重新找相關的負責人簽字。報銷人與財務人員的矛盾必將加深。第四，溝通模式轉變帶來新的問題。傳統報銷方式下，審核人員與報銷人員面對面或者電話溝通，很多問題可以直接解決。網絡報銷方式下，審核人員通過網絡報銷系統將問題反饋給報銷人員，報銷人員根據問題修改，如果遇到不懂的地方，需要報銷人員主動找審核人員溝通，而不同于以往的是審核人員主動聯系報銷人員。第五，銀校互聯不穩定，容易重復支付。款項在用銀?；ヂ撝Ц哆^程中，系統可能出現問題，導致系統顯示款項支付失敗，但是銀行實際已經支出，或者同一筆款項付出兩次。為了避免這種問題，只有通過出納查詢銀行或者后期的對賬工作來解決。這會加大出納的工作量，因為需要出納通過網絡銀行系統查詢款項的支付情況，再與會計憑證進行逐筆核對，也會造成后期追款，甚至造成資金流失。第六，項目負責人無法及時簽字。這個問題與傳統報銷方式下的問題相同，這里就不再重述。

4改善措施

本文針對兩種財務報銷方式存在的問題提出相關改進措施。4.1傳統報銷方式。第一，開通老師的查賬系統，讓老師可以看到每個項目的余額和每個項目下每一類的余額。這樣就可以減少老師報銷內容不符合項目開支范圍和單類超支的問題，大大減少了審核人員的無用功，提高報銷效率。第二，財務人員認真核對支付信息，審核、復核和出納都要認真核對，切勿流于形式。每一道環節都必不可少，只有經過三方共同認同的會計憑證才可以付款，這樣才能在繁重的工作中最大程度降低支付的錯誤率。第三，財務部門應該建立一個有效的全校老師的通訊錄。財務人員在報銷封面上無法找到報銷人的聯系方式的情況下，可以通過財務部門自己的通訊錄找到相關老師的聯系方式。第四，項目負責人在要長期外出時，授權他人代為行使項目報銷簽字權。這樣可以避免報銷人在需要項目負責人簽字時找不到人，而耽誤報銷進度的情況。第五，利用報銷手冊和網絡幫助報銷人理解報銷規定。制作一份詳盡的報銷手冊是財務人員幫助報銷人理解財務報銷規定和報銷流程最好的方法，但是報銷手冊難以及時更新。微信公眾號和財務網站可以及時更新，彌補報銷手冊的不足。4.2網絡報銷方式。第一，多進行宣傳工作。財務人員應該走出財務處，走進各個部門，宣傳財務政策、報銷規定和報銷流程。財務人員應該親自到現場對各個部門的報銷負責人員進行指導。財務人員只有真正走進各個職能部門，才能了解到廣大師生的真實需求和問題，多與他們進行有效溝通，才會互相得到理解，問題才能解決，矛盾才能消除。財務的報銷規定隨著會計準則和相關規范在不斷變化，財務人員應該及時學習，并向報銷人傳達。第二，財務處應加大接單員的人力投入。初審環節是報銷人與財務人員接觸最直接的，最有利于溝通的，也是最便于找到錯誤的，可以大大減少后期改錯麻煩。但是財務處往往只安排一個人在接單，使得接單員只能草草核實一下簽字，其他的內容沒有辦法詳細檢查。財務處只有加大人力才能減少后期的出錯率，提高報銷效率。第三，財務處應該建立專門維護財務網絡系統的崗位。財務處不應該全是會計人員，也需要計算機人才。畢竟我們處于“互聯網+”時代，信息技術已經滲透了幾乎整個財務工作流程，財務系統的穩定、安全和高效是財務工作順利完成的必不可少的保障。只有專業人員才能勝任這項工作，才能保障學校的資金安全。第四，建立電子審簽功能。電子審簽功能使報銷人不用見到項目負責人就可以完成簽字，這就有效避免了項目負責人不在本地時無法簽字的情況，可以在線上解決，大大提高了報銷效率。

參考文獻：

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作者:王佳藝 單位:北京語言大學