水利建設檔案項目影響研究

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1影響水利建設項目檔案工作的主要因素

筆者根據日常工作中接觸和了解到的情況，對當前影響水利建設項目檔案工作的主要因素進行了全面分析，歸納起來，大致有以下幾個方面:

1)項目檔案管理體制和制度不健全，影響項目檔案工作的正常開展。具體表現在:①項目建設單位檔案管理體制不健全，首先是分管領導不明確，檔案工作沒有實行統一領導;其次是各有關部門在檔案管理方面的職責不清晰，互相扯皮;再次是檔案人員不落實，檔案工作任務無法實施;①沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些建設單位雖然制訂有，但沒有可操作性，形同虛設;③沒有形成項目檔案管理網絡，建設單位對項目檔案工作缺乏必要的監督指導，甚至出現項目建設中檔案人員頻繁更換、項目檔案沒人管的現象。

2)項目檔案工作與項目建設管理脫節，影響項目檔案的完整與準確。具體表現在:①項目檔案工作未能與項目建設同步開展。有些水利建設項目前期對檔案工作基本沒有投入，等到工程要竣工時才突出進行檔案整理，造成項目檔案工作大大落后于項目建設進度。如筆者所在單位負責設計的某抽水蓄能電站，早在1997年就開始了項目規劃選點，但直到2006年該項目全面開始施工后，項目建設單位才成立檔案室，導致前期有些文件散失，為了竣工驗收，花了很多時間和人力進行補充收集。②項目檔案管理未能納入項目建設管理的關鍵節點，錯過了項目檔案管理的最佳時機，造成檔案資料的原件不齊、復印件多、特種載體檔案嚴重缺失等現象，大大降低了檔案的真實準確性，不僅給項目檔案驗收工作造成困難，而且對日后項目檔案利用也會留下隱患。如筆者所在的單位負責設計的一座水庫，部分工程圖紙做過兩次修改，先后出了三個版本的圖紙，設計人員以為第一次出的圖就沒用了，不移交檔案室，但后來建設單位要求提供這三個版本的電子文件，而參與這些圖的設計人員有些也已經離開本單位了，所以找不到這些圖紙的最初版本，只能根據藍圖來重新編制，既費時費力，也給檔案的真實準確性留下了隱患。

3)項目檔案工作人員專業知識與實踐經驗欠缺，影響項目檔案工作質量。具體表現在:①有些項目檔案人員既沒有水利工程方面的專業知識，又沒有受檔案專業知識培訓，對工程檔案的完整、準確和系統性要求把握不住，只能是被動地接收各參建單位移交的檔案，導致有些歸檔內容缺項、漏項、簽章手續不齊，案卷整理不規范;②有些項目建設單位的檔案人員缺乏項目檔案工作經驗，認識不到水利工程的復雜性、科學性和系統性，不能夠從項目建設全局對項目檔案工作進行統籌安排，導致整個項目檔案工作顧此失彼。

4)項目檔案管理手段和措施不力，影響項目檔案工作制度與標準的有效實施。有些水利工程項目，對工程檔案管理缺乏有效的手段和措施，沒有將檔案管理納入承包合同，明確參建各方在檔案管理方面的責任，有些項目雖然在承包合同中對項目檔案管理有要求，但由于要求不具備可操作性，又或者雖然合同要求很明確，但在合同執行中沒有將檔案工作作為其中的環節，以致有些參建單位只負責工程建設，而對工程檔案管理則采取能減就減、能賴就賴的做法，最終使合同要求成為一紙空文。

2破解影響水利建設項目檔案管理因素的基本方法

針對上述影響水利建設項目檔案工作的主要因素，筆者結合本人所在單位參與建設的幾個水利建設項目檔案工作的經驗和做法，提出幾條破解的基本方法。

1)加強領導，落實建設項目檔案工作項目法人負責制?！端こ探ㄔO項目檔案管理規定》要求，“項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導?！币虼?，要做好水利工程檔案工作，首先必須落實項目法人負責制。只有建設單位領導高度重視，各參建單位技術人員積極配合，全體檔案管理人員勤奮敬業，項目檔案工作才有做好的可能。以我單位參與建設的“廣東省東江—深圳供水改造工程”(以下簡稱“東改工程”)為例，就是在項目檔案工作中注意落實領導責任制，進而為在項目建設中貫徹“統一領導、分級管理”的檔案工作基本原則提供領導保證。實踐證明，這一原則在“東改工程”檔案工作中起了非常重要的作用，特別在工程竣工階段，總指揮部指定一位副總指揮兼任檔案室主任，勘測設計單位、施工單位及監理單位明確一位主要領導或負責人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員統一管理工程檔案資料，使領導在工程檔案工作中的責任更加明確，也使整個項目檔案工作的開展更加順利。

2)健全制度，理順項目檔案工作的體制機制。建立健全建設項目檔案工作的規章制度，既是建設項目管理工作的重要內容，也是協調檔案工作與其他工作關系的依據，更是做好項目檔案工作的重要保障。水利建設項目一般建設規模都較大、建設周期也較長，光有項目法人負責還不夠，必須健全制度，理順項目檔案工作的體制機制。曾經榮獲“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”的廣東省北江大堤加固達標工程(干堤和遙堤部分)，就十分注重制度建設。他們的主要做法是:將項目檔案管理的有關要求納入工程建設總指揮部的工作制度體系，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入崗位職責。筆者在該項目參觀學習時，詳細翻閱了由北江大堤加固達標工程建設總指揮部編印的《北江大堤加固達標工程建設工作制度匯編》(第一版)，看到該項目檔案工作從機構設置到部門和人員職責，以及檔案形成、收集、整理、保管、利用等環節，都有非常明確的規定，真正做到了制度化。比如檔案工作機構，專門成立了“北江大堤加固達標工程檔案資料工作小組”，明確由常務副總指揮分管，綜合部部長任組長，總指揮部各部門負責人和各參建單位檔案負責人任副組長。又比如檔案工作職責，該制度列出的每個部門，都有一條關于本部門文件材料歸檔的內容，同時明確有一個人具體負責。如“征地部”職責第(七)條規定:“做好征地拆遷的合同管理、文件存檔工作”，并在人員分工表中將此項職責落實到人。同時，該項目還將檔案工作的有關要求納入勞動競賽活動，建立檔案工作激勵機制，獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于項目建設的全過程。

3)強化管理，將建設項目檔案管理納入合同管理，與項目建設實行同步進行。2010年水利部印發的《水利科學技術檔案管理規定》(水辦［2010］80號)要求:“各單位應認真執行國家有關‘同步管理’規定，把項目文件材料管理納入項目管理工作程序，列入有關部門及人員的職責范圍。在下達項目計劃或簽訂項目合同、協議時，應同時明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項目進度時，應同時檢查項目相關文件材料的收集、整理情況;在進行項目鑒定(驗收)時，應先期或同步檢查、驗收項目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱評審涉及有關項目時，應有該項目已按要求完成歸檔工作的證明材料?！币虼?，項目建設(包括總承包)單位首先應將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步進行;同時，要將項目文件材料的收集、整理和移交歸檔納入合同管理，提出要求明確，并采取有力控制措施，確保合同內容的落實。

4)加強培訓，注意提高項目檔案人員的業務水平和能力。面對新技術、新知識不斷產生的新形勢，如何提高項目檔案人員的業務水平和能力，是擺在各級水利部門和水利項目建設單位面前的一大課題。近年來，我省各級水利建設主管部門和項目建設單位都非常重要項目檔案人員的業務培訓。如省水利廳從2006起每年都舉辦一期水利建設項目檔案培訓班，把全省水利建設項目參建各方的檔案人員進行集中培訓，同時，還通過開會、現場檢查、組織參觀學習等方式，有針對性地對部分重點建設項目檔案人員進行指導性培訓，收到了很好的效果。筆者認為，項目檔案人員也應該自覺加強對水利建設和檔案管理等專業知識的學習，不斷拓寬知識面，優化知識結構，掌握管理水利建設項目檔案所需要的相關知識和技能，更好地為水利建設項目服務。

5)科學管理，提高檔案工作標準化和現代化水平?？茖W管理是做好水利建設項目檔案工作的前提。被廣東省人民政府授予“模范建設工程”稱號的東改工程，就是在科學管理方面取得了很好的成效。根據時任廣東省委書記張德江同志指示和省委、省政府的部署而組織編寫的《廣東省東深供水改造工程建設管理規范———大型工程建設指引》一書認為，“東改工程建立了科學的工程建設管理機制，依靠機制管理工程建設。建立了完善的激勵機制，將工程合同的各項要求得到落實，確保了工程安全、質量和進度目標的實現;建立了完善的約束機制和監督機制，確保了工程廉政目標的實現。”該項目的檔案工作如同整個工程建設項目一樣，也取得了顯著的成績，創造了許多可供借鑒的管理經驗。比如，根據東改工程提出建“安全、優質、文明、高效的全國一流供水工程”的建設總目標，東改工程檔案工作提出了“為一流工程建一流檔案”的奮斗目標，并自始至終圍繞這一建設總目標，高標準、嚴要求，扎扎實實開展檔案工作。筆者認為，要實現項目檔案的科學管理，就必須遵循水利建設項目文件材料的自然形成規律和相互間的有機聯系，做到科學分類，規范整理。同時，要加大投入，按照檔案管理現代化目標，配備開展檔案管理的設施設備，實現檔案資料的數字化管理和網絡化的傳遞，滿足水利項目建設者多方位、多區域利用項目檔案的需求，為水利項目建設和管理提供方便、快捷和高效的檔案服務。

3結語

2011年中央一號文件為水利事業發展帶來了新的機遇，也加快了水利項目的建設。水利建設項目檔案是水利項目建設的產物，也是水利項目建設的重要組成部分。做好水利建設項目檔案工作，不僅是維護水利項目建設真實面貌的歷史需要，也是做好項目建設管理的現實需要，更是水利項目建成投產后進行運行、維護和管理的長期需要。因此，建立好、管理好、利用好水利建設項目檔案，是所有水利項目建設者的重要職責。針對影響水利建設項目檔案工作的各種因素，筆者認為，實行建設項目法人負責制，落實崗位責任制，實行合同管理，與項目建設實行同步開展，提高檔案管理人員的業務水平和能力，實現檔案管理標準化和現代化，是破解水利建設項目檔案管理的有效方法。

作者：肖曉平工作單位：廣東省水利電力勘測設計研究院