數字傳媒的檔案信息建設論文

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（1）信息是事物狀態特征及其變化的反映，并不是事物自身；（2）因為信息的價值不會隨著利用而被消耗殆盡，所以數字傳媒時代的信息可以在工作中重復利用；（3）我們只有在數字傳媒時代對信息采取處理和利用才能體現出信息的價值，因此，一些閑置而老化貶值的信息是指那些處于靜止狀態和封閉狀態的信息，而這一點在很多檔案管機構中是非常常見的；（4）目標導向性是信息利用的一大特點，不同的需求者在利用不同信息時所表現出的價值是不同的，因此，在信息傳遞過程中要具有針對性和有效性；（5）信息具有流動性，信息傳遞中不受地域的限制，可以在廣泛空間內流轉；（6）信息具有可加工性，信息可以由一種形態加工成另一種形態，經加工處理還可變成新的信息；（7）共享性是檔案信息的另一個特點，信息的公開性體現了其所在社會的共同價值，人人都可以平等利用信息，這是法律賦予的權利，于此同時在利用信息的時候，使用者要按照法律法規對信息還有一定的保護和承擔義務；（8）我們很難用定量計算方法來衡量檔案信息的價值，情報作用、依據憑證、轉讓技術成果等形式是人們長期利用檔案信息來教學的常規做法，這些信息中大部分是難以用經濟來衡量價值的，而只有一少部分才能用錢來衡量。信息資源管理專家認為，信息不會無條件、自動地轉換為資源。

數字化技術在現代檔案管理建設中的應用

數字化信息技術，是借助計算機網絡技術和電子信息技術完成信息的產生、儲存、傳輸、轉換、處理、運算、更新、替換與交換的系統工程技術，是數字傳媒中必不可缺少的輔助工具，也是數字傳媒的必然趨勢。數字化信息技術在檔案管理中的應用就是通過對所需進行存檔的圖像、音頻、視頻、文字、圖形與動畫等各種信息進行存儲、傳輸與加工等處理，將轉換為一進制代碼的檔案信息利用數字化對信息進行檢索、整理與保護等程序。數字化技術促成了檔案信息的計算機管理模式，同時使檔案信息從檔案庫房管理的傳統方式中掙脫出來，其排列方式也是重新設立的程序排列，取代了傳統的排列方式，與此同時對傳統檔案管理中的封閉式與重管輕用模式都進行了改革，被開放式與重管促用的模式所取代。所以，為了能夠在檔案信息館實現信息的數字化，我們應該做好以下幾方面：檔案數據庫的建立、數字化貫穿檔案全部信息與檢索程序的編制。1.檔案數據庫的建立前需要對信息數字化進行足夠的準備在搭建多媒體平臺的同時，準備完成數字化、數字存儲、數字化信息輸出與處理前準備的各個子系統建立，形成個成熟的信息處理技術，對檔案進行制作與加工，最終形成一個完整的檔案信息化的工作流程，使管理信息的工作有條不紊的開展起來。對信息技術的操作進行控制，如啟動、運行和停止，并計劃統一安排其相關的子程序運行的順序時間；提供該軟件程序的操作界面的相關數據庫的添加與管理、生成交互控制等。在支持各個應用程序的同時保證安全有效的運行環境。再者就是需要對檔案信息數字化處理的部分進行整理分類，根據需求對分類以后的檔案的進行對應的處理，達成高倍的信息傳輸與存儲效率，以節約資源為目的。使用戶對檔案信息數據使用與管理的需求得到滿足。與此同時，管理與檢測多媒體資源與環境資源也是一個重點。2.檔案檢索程序的編程工作目錄信息的數字化是檔案信息數字化的前提，建立檔案數據的目錄庫是管理好龐大數字信息的檔案信息的必要條件，只有這樣才能使檔案管理井井有條并發揮信息化時代強大的檢索功能。第一，需要將檔案信息的種類劃分的清楚，對不同類別的信息進行分類的數字化處理，將檢索系統建立起來，使檔案信息能夠迅速、全面、準確和快捷的檢索出來，進而達到檔案數字化管理的目的。第二，建立著錄的標引與機讀檔案目錄。對主題內容、參考價值載體的物質形態以及檔案的出處來源等內容進行檔案著錄標引。對檔案編輯目錄的同時對信息特點進行分析篩選與登錄工作。3.檔案全文信息的數字化其數字化的目的在于在互聯網上公布檔案內容，充分發揮檔案全球化的真正價值；使需要者能夠不出家門，不受時間、地域的限制實現檔案信息的查詢。從傳統的檔案管理方式到數字化檔案管理的轉變中，其轉變方式是多種多樣的：一個是通過對原圖像與文字的掃描功能進行存儲與目錄檢索的編程；另一個是使用文本形式并且輔助檔案信息檢索的數據；再者就是將以上方式融合一起。使用者可以對所需文檔進行搜索。

數字化檔案信息的處理

檔案的數字化需要面臨的一個重要研究課題便是如何對所需存檔備案的信息采集、傳輸、組織和儲存等。為提高信息采集的高效準確和完整，需要設計并且使用相關的實時采集信息系統。該系統使相關人員將多媒體文件通過此平臺發送到檔案管理的服務器上，這些多媒體文件被服務器采集的時候，再通過“多媒體文件智能與自動著錄的檔案管理系統”多媒體文件被放入到信息的檔案數據庫當中，對于重要文件通過掃描儀將全文掃描的文件與圖像發送到信息平臺，計算機將自動的把全文保存在目錄數據庫的通用字段中。通過互聯網自動著錄或者采集信息后所形成的數字化檔案數據庫。由于多媒體技術對各個載體的記錄方式的不同，舉例說明就是圖像、文字與聲音的等方面進行的處理，進而使檔案館中的各種類型的檔案進行數字化的轉換過程。等到紙質檔案的數據格式確定后進行數字化信息的轉換，通過掃描或者照片等對信息進行錄入工作系統，在經過掃描、文件壓縮、格式轉換與加密管理的紙質檔案，最后保存在指定位置所形成的具有一定格式的數字檔案。無論是檔案館中經過處理的數字化檔案還是網絡上的實時檢索到的信息檔案，都需要將無序狀態成為井井有條的檔案信息，以便于達成人類信息互有時代。

檔案管理對于當代數字傳媒的高速發展來說是一個非常具有挑戰的課題，日益先進的現代化信息處理手段為數字化檔案建設提供了有效的技術保障。作為檔案管理者要勇于面對這個技術挑戰，在檔案管理中引入高新的信息處理技術，變挑戰為機遇，為建設高速準確和完整的數字化檔案管理網絡努力，為當代檔案管理事業做出應有的貢獻。

本文作者：王杰工作單位：周口市城市管理局園林處