企業人事檔案信息化研究

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［摘要］隨著企業的發展和大數據時代的到來，對企業人事檔案工作提出了更高的要求。人事檔案的信息化是企業人事檔案管理的必由之路，是信息時代人事檔案事業發展的大勢所趨。為適應信息時代的數據大爆炸，實現企業的效益最大化，必須加快人事檔案信息化建設的步伐。為此，應通過加強領導、規范管理、建立完備的企業人事檔案數據庫系統和網絡化管理體系、建設高素質的人事檔案管理人才隊伍等有效途徑，推進人事檔案管理信息化進程。

［關鍵詞］人事檔案；大數據；信息化；企業

大數據是指無法在一點時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。企業人事檔案對于企事業單位進行人才的選拔、晉級和晉升等人力資源方面的管理工作起著重要的憑證、依據和參考作用。面對新的信息化、大數據化的背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統人工手工的管理方式向著現代信息化的管理方式轉變，這種高效化的管理方式已成為企業人事檔案改革的重要趨勢。

1企業人事檔案管理現狀

1）人事檔案管理人才缺乏。在企業單位人事檔案的管理中，兼具檔案管理技術和計算機應用技術的復合型人才缺乏。從而導致人事檔案的信息化建設缺乏計算機技術支持，更難以將大數據處理運用在企業人事檔案管理中。2）人事檔案管理技術落后。目前企業人事檔案還是以實體檔案為主，依靠傳統紙質檔案建立和保管，沒有充分利用計算機建立電子檔案、進行網絡查詢與檢索。使得人事檔案管理的工作效率低，甚至影響了企業的整體發展水平。3）基礎人事檔案數據庫系統缺乏。企業人事檔案信息庫建設中存在功能不全，難以實現對數據的精確分析、檢索、操作繁瑣等問題。

2大數據背景下的企業檔案信息化建設

2．1意義。企業人事檔案管理面臨著諸多問題。人事檔案管理總伴隨著人事檔案工作人員對大量的紙質檔案資料的登記、更新、歸檔等手工處理，這極大影響了檔案管理的效率；并且在對檔案信息進行查找時，難以在大量紙質資料中精確定位，更難以對已有信息加以分析、研判。若將大數據應用在企業人事檔案的管理中，則可以將大量紙質信息電子化，儲存于數據庫中，并且能精確定位、快速查找已錄入的信息。在單位之間調取人事檔案也可以通過網絡傳輸或網絡云端下載代替之前復雜的檔案郵寄。甚至可以通過軟件研判個人信息進行量化評比，為人力資源工作提供理論數據支持。這將大大減輕檔案管理工作人員的工作強度，提升企業人事檔案的管理效率。2．2舉措。1）加大對人事檔案信息數據庫的建設力度。為了保障企業人事檔案的信息化管理。首先，應該要建立一個企業員工的完整、全面的電子信息檔案。需要使用管理軟件來實現人員基本信息錄入、檔案的目錄編輯、檔案轉遞等幾個計算機應用（見圖1）。收集員工的包括紙質檔案在內的各類基本信息錄入計算機或者網絡云端，從而實現基本數據庫的建立。其次，在數據庫中，云計算將使用大數據算法將各類信息進行預分類，以便后期檢索、使用。圖1人事檔案數字化加工流程圖2）加強對企業人事信息檔案的安全防范。介于檔案的保密性要求，系統的安保措施也是極為重要的。企業人事信息檔案的管理將要設置不同的登陸和使用權限，并且要建立高效的防火墻，并定期升級安全防范措施，防止外部黑客的入侵。從而實現企業檔案信息化的安全發展。3）加大對企業人事檔案信息化的重視。要實現基本數據庫和安全防范措施的建立，需要企業領導對企業人事檔案工作給予足夠的重視和支持。因為，此項工作不但要求專業性人才的培養，還要求投入更多的資金來用于信息化設備的購置。4）發展大數據等新型網絡技術的使用。企業人事檔案在信息化的基礎上，還可以發展對大數據、云端計算等高端計算機網絡科學技術的使用，針對企業單位的發展規劃，對人力資源調配提出準確的、量化的參考。比如使用大數據中的數據挖掘、決策樹等技術，建立單位內部員工的年齡、專業、工作能力以及工作表現等諸多方面的量化模型，并用神經算法將其與工作崗位的量化模型做優化處理，展開全面的統計與分析，可以得出最優的工作調配方案。

3結束語

在大數據背景下，要對人力資源工作進行高效、量化的指導，就必須實現企業人事檔案的信息化建設。企業單位要看清當前人事檔案管理方面所存在的問題，不斷創新其管理理念。充分使用新型計算機網絡技術，完善企業的人事檔案信息管理方式，使企業人事檔案工作真正、有效地發揮作用，為企業創造經濟效益。

［參考文獻］

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［4］付彩霞．大數據背景下檔案管理模式的轉換與創新：A集［C］／／國家檔案局．建設與文化強國相匹配的“檔案強國”論文集．北京：國家檔案局，2014：6．

作者:高峰珍 單位:中石化江漢油田分公司江漢采油廠