基層檔案信息化問題與對策

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一、基層檔案信息化建設的基本任務

1.檔案信息化建設基本內涵。所謂信息化是利用信息技術，開發利用信息資源，促進信息交流和知識共享，促進經濟增長，推動經濟社會發展轉型進程。信息化的前提是服務于檔案信息管理的信息化技術手段，目的是信息交流、信息共享、提高績效。檔案信息化是指在檔案管理活動中，與社會信息化相融合，全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行接收采集、處置傳遞、存儲提供和為社會提供服務的一體化，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理模式將從以面向檔案實體保管為重點，向以多種形式的數字化檔案管理轉變，實現檔案管理的數字化、標準化、系統化、網絡化、智力化。理解的關鍵點在于檔案信息及信息數字化過程和檔案管理及信息化技術實現四個環節。2.基層檔案信息化建設基本任務。基層檔案信息化建設工作，就是貫徹國家和上級機關發展戰略意圖和部署，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，將傳統的檔案信息實現數字化（基礎中的基礎），將傳統的檔案信息接收、傳遞、存儲和利用的手工勞作，通過數字和網絡技術，最終實現最大限度地采集和保存真實完整的信息實體，安全、合理地開發利用檔案信息資源，更好地為社會各方面提供信息高度共享的“全壽命”現代化管理模式。基層檔案信息化建設基本任務概括為三個層面：頂層設計層面：編制適合本單位實際的檔案信息化建設規劃；根據現有的規范標準，結合本單位檔案信息源和信息服務對象特點，編制適合本單位建設細則；構建行政、技術兩條線，以電子文件歸檔和管理為重點，形成檔案管理與信息化技術的無縫對接?；A設施及技術實現層面。融合本單位辦公自動化或電子政務等軟硬件基礎設施情況，構建與上級管理系統握手的系統平臺和設備環境，完成檔案信息數字化、信息數據庫、管理軟件、系統平臺、網站建設、數字檔案館（室）等軟硬件建設和技術儲備，推進檔案部門網絡化管理，加速實現檔案管理現代化的進程。管理保障層面。主要包括專項資金投入、專業人才隊伍建設、專門監管機構和專用安全保障制度要求等。

二、基層檔案信息化建設面臨和存在的問題

“十三五”規劃中，對加快檔案管理信息化進程提出了“持續推進數字檔案館建設，加快提升電子檔案管理水平，加快檔案信息資源共享服務平臺建設”的要求。對照反思，基層檔案信息化建設在做什么、怎么做、依據和標準等方面還存在一些不足和問題。1.政策文件理解深度不夠，工作重點落實不到位。在非檔案管理為主業的基層，檔案工作被看成小眾專業，檔案信息化工作又具有檔案管理和信息化技術一體化的特殊性，容易出現對政策性文件理解深度不夠的問題，對一些“兩辦《意見》、四個全面、四個體系、兩個平臺、三個（類）數據庫、四個保證系統、五個（處理對象）管理系統”等概念理解不清，對檔案信息化建設“干什么”理解不透，勢必出現工作重點抓不住、宏觀方向把握不準等問題。2.標準規范掌握不到位，工作成果考核不精確。檔案信息化建設工作橫跨檔案管理和信息化技術兩個專業，專業性強，是一項“信息系統工程”項目。標準規范是檔案信息化建設的重要基礎，上級機關對發展規劃、電子文檔、管理軟件、信息系統、數字化館（室）建設等都有標準和規范，計算機軟件和網絡技術又有自身的國際標準、國家標準或檔案信息技術行業標準，基層兼顧檔案管理和信息技術的人才缺乏，對檔案信息化標準規范掌握難以到位，造成對工作成果考核不夠精確。3.規劃設計系統性不強，工程管理手段不嚴謹。檔案管理人員對信息化工程缺乏實踐經驗，而信息工程人員又缺乏檔案管理實踐和對檔案信息化標準的掌握，一些海量分布式數據庫存儲和組織技術、數字檔案信息利用中的隱私和知識產權保護等問題還需實踐，容易出現規劃設計系統性不強和工程管理手段不夠嚴謹等問題。檔案信息的生成和管理時空跨度較大，易造成管理系統的不確定性；各個職能部門間數據共享壁壘，易造成電子檔案的采集、歸檔和其真實、完整不足等問題，給系統性規劃設計增加了難度。4.觀念和資金投入滯后，基礎設施建設不平衡。信息化已滲透到日常工作的每個環節，但基層往往忽視了檔案信息化建設和業務工作、電子政務間的平衡關系，忽視了檔案信息化的服務對象已從內部到外部、從領導層到基層的迅速擴展。觀念滯后，造成了軟硬件基礎設施等資金投入滯后，信息資源建設投入很少，重設備硬件、輕軟件管理和重基礎設施、輕信息資源建設，“建而不用”的形象工程傾向依然存在。5.人才專業素質不全面，隊伍建設滯后實際需求。檔案信息化建設人才，既要懂得傳統的檔案業務，又要懂得檔案信息化建設法規、規范、標準，還要懂得電子文件管理方法指導、信息資源加工與存儲、電子檔案數據庫及系統平臺管理和維護、數字檔案館（室）運營與管理等。當前，基層無論是信息化技術還是檔案管理人員，綜合專業素質不夠，適應現代化管理的“檔案基礎業務+電子檔案管理+信息化技術”復合型人才嚴重缺乏，制約著信息化建設的質量和進程。

三、針對問題的解決對策

1.強化政策法規標準宣貫，把握好工作重點和方向。強化政策標準學習宣貫，正確把握輿論導向，瞄準工作重點和方向，做到“清腦醒目”；搜集“《全國檔案事業發展“XX五”計劃》《全國檔案信息化建設實施綱要》《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件管理術語》《檔案管理軟件功能要求暫行規定》《檔案信息系統運行維護規范》《數字檔案室建設指南》《檔案信息安全管理規范》等，在檔案信息化系統平臺設立《政策、法規、標準等數據庫》、本單位《檔案管理制度數據庫》模塊和瀏覽平臺，為檔案信息化建設提供直觀依據，創新學習手段，加大學習和宣貫力度。2.統籌謀劃法規標準落實，把握好建設規劃的科學性。作為一項“信息系統工程”，要依據法規標準，著力解決好規劃設計的系統性、工程管理的嚴謹性和技術實現的科學性，把準方向性問題；以增強提高領導者“互聯網技術和信息化手段開展工作執政本領”為前提，把握好規劃設計的領導層面問題；按工程項目管理統籌，明確目標、原則、服務對象、服務內容、服務方式、系統功能、技術手段與標準等問題，嚴格履行規劃設計的論證評審，解決好“先有雞和先有蛋”的問題；嚴控策劃論證、方案設計、技術實現、驗證測試、試用完善、成果鑒定等質量環節，施行工程化閉環管理；抓住檔案行政和技術兩條主線，與現有辦公自動化、業務系統和電子政務等平臺系統整體籌劃，融合建設，同步發展；扭住關鍵問題和薄弱環節突出，形成落實規劃的支撐和抓手。3.強化專項資金投入管控，把握好系統建設的平衡發展。進一步轉變觀念，尤其是基層主官和主管領導，要提高認識，要加大指導力度，在資金、人力和服務規模上主動作為，專款專用，合理分配和管控。通常中等規模的檔案信息化系統建設，資金投入大致比例應為：硬件設備占40%，軟件20%，標準規范制定和應用模式調整占10%，信息資源建設占30%。以現有檔案的數字化為基礎，加強檔案信息資源建設，并與數字檔案館、管理信息庫、公共信息庫有機結合；軟硬件基礎設施是檔案信息資源開發和信息技術應用的基本條件，應與內網、外網、互聯網站等多級網絡組合融建；以檔案管理軟件優化和推廣應用為基礎，以電子文件歸檔系統研制為重點，加強檔案管理應用系統建設；以開放性檔案信息資源管理方法和相關技術、高性能信息平臺系統的開發等研究為突破，確保以檔案目錄中心、基礎數據庫、檔案利用平臺、檔案網站信息為基礎的檔案信息化四個體系的信息化質量；群策群力，確?；A設施、標準規范、檔案信息資源、應用系統和人才隊伍建設平衡發展。4.強化選人和培訓環節，把握好人才隊伍專業水平?！笆逡巹潯敝刑岢隽恕皺n案隊伍專業化”要求，“體系育人”是人才培養的客觀要求。以人為本，按照復合型人才標準，按年齡、知識、梯次結構層次，以管理型人才為基礎，突出高層次人才、特殊人才和骨干人才培養，強化選人和培訓兩個環節，在“專業化”上下功夫，構建檔案人才培訓體系建設，制定出突出法規標準、信息化技術和實際應用能力為牽引的培訓內容、培訓教材、培訓計劃和培訓方式；優選本單位檔案管理和兼職專職IT專長人才，與高等院校、職業院校和檔案部門深入合作交流，形成開放式引才育才機制，“聚天下英才而用之”；發揮檔案學術團體和專家學者的優勢，采取遠程網絡教育等多種社會培訓形式，加快人才梯隊建設與培養。

四、結束語

隨著單位業務發展和管理變化，系統功能需求必然會隨之完善。因此，要保證系統的長期有效運行，必須建立一個可拓展的、配置靈活的系統平臺。隨著社會轉型的持續加快，對檔案信息服務利用和信息化管理水平的要求會越來越高，隨著科技水平的提升，也會出現新的信息化技術實現手段，扭住檔案信息資源信息化這一關鍵點，夯實基礎中的基礎，以應對時代變遷之需求。

作者:張秀巖 單位:遼寧省廣播電視傳輸發射中心