高校檔案信息化管理探索

導語：高校檔案信息化管理探索一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著社會的不斷發展，隨著科技的不斷進步，大數據時代已經逐漸的呈現在人們的面前，并帶來了巨大的影響。通過大數據引發當前社會結構的不斷改革是當前社會發展的一個必然趨勢。怎樣運用大數據實現檔案管理的改革，推動高校的檔案管理信息化的發展，是我們需要去探討的一個重要課題。

【關鍵詞】大數據;高校;檔案;信息化管理

檔案管理是高校的一項具有基礎性質的、有著服務性質的工作，所以來說檔案管理在經濟效益方面的作用體現不太突出，但確實高校工作不可缺少的一個環節。信息管理是指在信息技術的基礎上，將檔案管理的規范進行統一化。大數據是一種全新的科技，主要涉及道德是通過大數量的數據來進行當前軟件無法處理的數據的處理，其主要通過各種類型的數據組成。隨著時代的發展，大數據時代已經到來，并產生著一系列的影響。

1．傳統高校檔案信息化管理的目的和具體事項

檔案在關乎到高校學生未來工作或者考公等未來發展方向上有著很重要的意義，完善好檔案的管理，讓高校學生順利畢業也是檔案管理的一個主要的目的。目前關乎學生畢業的檔案管理情況主要有以下幾種:1．1畢業后將檔案存放在學校。如果有的同學在畢業后沒有及時找到工作(或考研)，可以按照個人意愿到學校申請暫緩就業，兩年時間內，如果找到工作了，需要進行檔案的轉移，轉移到所在地的人才市場。兩年的時間過后，由于學校的清理工作，很可能造成檔案丟失。1．2畢業后將檔案存放在人才市場。畢業之后如果沒有找到工作的單位，去所在的人才市場進行檔案掛靠也是一種很可靠的方法。人才市場屬于政府部門，擁有檔案保管權，可以進行轉正定級，為學生們的檔案提供保障。如果找到工作，需要立馬進行就業手續的辦理，以便能夠及時的進行轉正定級，方便后面的正式調動。如果沒有找到工作，可以進行托管，托管存在期限，基本為兩年，超過兩年便不予托管，從而成為“死檔”。為了當時檔案丟失，也可以申請將檔案打回原籍。畢業后找到單位的，可以順利就業地方人才市場掛靠，讓才市場接收個人手上的檔案。如果轉移發展地，也可以通過發調檔函，很流暢的進行轉移。這樣既不影響在當地工作，也不影響晉升，合理安排工資，順暢地完成銜接。在第一份工作未做滿一年時，不能要求人才市場進行轉正定級，否則將影響工作。所以如果一定要離職，也一定要等到的第一份工作做滿一年時再進行工作的安置。畢業后找到單位后又辭職到其他地方去的，需要注意，按照不同地區的規定進行檔案的處理，防止出現因為沒交相關費用，導致檔案被封存的現象，此時檔案便會成為“死檔”。

2．大數據時代背景下的高校檔案管理概述

大數據對于改變當前的社會生活結構具有重要意義。它的不斷發展，對檔案信息化建設帶來了新的機遇。數字化是在數字化的基礎上通過科技手段挖掘信息背后的潛在價值。從某種意義上講，大數據時代，是檔案管理信息化發展的重要方向，運用大數據充分調動數據，并在此基礎上提供相關的服務?？梢钥闯霎斍暗母咝n案管理的工作類型繁多，工作量巨大。運用大數據技術來進行有效地管理工作，是一個必然的趨勢。

3．當前高校檔案管理面臨的挑戰以及存在的問題

3．1面臨的挑戰。高校檔案管理信息化在理論方面面臨著挑戰，為了改善高校檔案管理的條件，必須引發新一輪的基礎理論變革。在大數據時代，高校檔案信息類型的不斷變化使得現有的信息管理難以應對。大數據時代的信息量不是缺乏，相反，而是爆炸性數量。所以，如何從海量信息中挖掘有價值的信息，實現檔案管理的有效性，是檔案信息管理面臨的又一個挑戰。在大數據時代，高校檔案的收集具有著實時性、運用好云計算平臺，可以達到為企業和社會創造價值的目的。3．2存在的問題。第一個問題便是信息孤島問題。目前，中國還沒有形成一個較為統一的高校檔案數據庫。雖然各地區都擁有了自己的高校檔案數據庫，并積極嘗試對高校檔案信息進行管理，但卻缺少一各統一運行的平臺，這一問題也使得各地區之間信息資源無法共享，從而無法實現檔案管理的最高目的。其次便是供求方面的問題。由于高校檔案實行區域化管理，從而使得高校檔案信息查找困難，檔案館管理體制不健全，進而使得檔案管理人員產生懶惰行為態勢。在這種情形下，高校檔案跨地區、跨體制的管理就變得十分困難，同時嚴重制約了高校檔案信息資源的價值。再者便是高校檔案管理意識淡薄，雖然高校管理工作受到了認可，但卻沒有公認的高校意識。在整個政務系統中，高校部門較為獨立，實行大數據技術的高校檔案信息管理很難實現，此外，在實際工作中，高校檔案的管理層很少有發言權。結果表明，在檔案管理信息化的人力資源非常有限的情況下，高校檔案館很難做到流暢的處理海量數據，完成檔案的收集和共享。最后，高校檔案信息管理的環境是軟實力和硬環境的不搭配，開發政策和軟件相比提升人員的素質顯得較為簡單，這一點也對檔案信息化管理產生了很大的阻礙。

4．推動我國高校檔案信息化發展的策略

4．1完善相關的法律法規。雖然政府出臺了相應的檔案管理政策，但由于各大地區的不同標準，不同地區的業務執行標準和程序也存在著不同。因此，建議加快高校檔案信息管理法制的建設，通過法律手段規范高校檔案信息管理，實施統一的標準和規范，進而實現高校檔案信息的高效率。4．2積極采用先進的信息化管理技術。目前，云計算技術是處理大數據的主流技術，在大數據中是一門很主要的技術，它可以做到對大量數據端口做出反應，及時做好數據的分析，提取人們需要的數據。云計算有著這么幾個優點:第一，需要的成本低;第二，虛擬化程度很強，用戶可以通過互聯網獲取海量的數據;第三，個性化很強，用戶可以根據自己的需求定制服務。在大數據時代，為了在短時間內獲取有價值的信息，數據挖掘技術的重要性便體現了出來。運用這門技術，可以對用戶的各類信息進行分析，以便提供個性化信息。除此之外，還可以在站點中完成數據挖掘，運用客戶端來記錄操作的每個步驟，然后對這些數據進行分析總結，進行存儲，為用戶的個性化服務提供條件。4．3加強高校檔案管理工作的隊伍建設。推動改善高校檔案在大數據下的信息化管理，需要管理人員的共同努力。提高國家對高校檔案信息化管理的意識，加大對檔案管理的宣傳力度，增強我國高校檔案信息化管理人員的建設有著十分的必要。高校管理部門應充分規劃起其發展，培養好綜合技術人才，完善用人制度，提高管理人員的工作積極性，進而提高檔案管理水平。

總結:大數據時代為各行各業帶來了巨大的機遇和挑戰，如何抓住這些機遇，為高校的檔案管理工作帶來改革，是需要

【參考文獻】

［1］龐碧霞．大數據時代背景下高校檔案信息化管理的研究［J］．中小企業管理與科技(下旬刊)，2016(05)

［2］劉曉燕．大數據背景下高校檔案管理信息化建構研究［J］．內江科技，2018(04)

［3］周玉玲．大數據時代如何推動高?；n案資源信息化建設［J］．城建檔案，2018(07)

［4］趙珺．大數據時代高職院校檔案信息化建設研究［J］．檔案與建設，2016(12)

作者:馬長松 單位:濰坊護理職業學院