如何保證公文的質量

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公文的質量如何，直接關系公文的效用和機關工作效率，直接影響機關的形象和聲譽。因此，一件公文，不光要內容真實，觀點正確，條理清楚，文字精練，還要格式規范，結構合理，標識齊全，頁面整潔。如何確保公文質量呢？

一、熟知規定，是確保公文質量的前提。

公文撰制處理，有一整套嚴密、系統、科學的規范要求。做好這項工作，首先必須熟知規定。中共中央辦公廳和國務院辦公廳分別頒布了《中國共產黨機關公文處理條例》(以下筒稱《條例》)、《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》)，對各級黨政機關公文的撰制和處理的規范要求，作了明確規定。它們是新時期指導機關公文處理工作的基本準則。認真執行《條例》和《辦法》，公文質量差的問題就迎刃而解。換句話說，要提高公文質量，就必須真正按這兩個重要法規性文件來規范。而要執行好《條例》和《辦法》，首先必須認認真真、反反復復地領會其精神，熟知各個條款；在提高公文質量中，文秘人員肩負著重要的任務，關鍵是要學好、吃透《條例》、《辦法》，一個章節一個章節地看懂弄通，逐條逐款地領會掌握。通過學習，進一步深化對做好公文處理工作的認識。認識公文的系統性，增強程序感；認識公文的實用性，增強參謀感；認識公文的嚴肅性，增強責任感。

通過學習，進個步增強貫徹執行《條例》和《辦法》的自覺性，樹立公文質量的系統觀念，努力改變公文質量不高的狀況。達到“準確、鮮明、生動”的要求，更好地發揮公文的效用，為改革、發展、穩定的大局服務。

二、嚴格把關，是確保公文質量的關鍵。

質量是公文的生命。只有高質量的公文才能為領導指導工作、實施決策發揮重要作用，產生良好效益。為此，文秘人員在公文處理實際工作中應當好“鐵將軍”，從內容、觀眾，到文字、標點，都力求準確無誤，精益求精，決不可有半點馬虎和疏漏。要多層次嚴把質量關，保證出精品。

發文關。對于有無必要制發公文及用何種名義和格式行文，進行充分論證，即對發文機關領導是否有明確指示，是否符合行文機關工作實際需要，是否必須以公文的形式制發，逐一認定。行文必須本著精簡的原則，嚴格控制發文的數量和范圍。可采取當面協商、電話聯系、會議討論研究等方式解決的問題就不必行文。政策不明的事、超越職權的事、未經協調的事、一般性的工作，都不應發文?？砂l可不發的文件，文秘人員都應建議不發，寧少勿濫。這樣，既可減少發文數量，又可在一定程度上維護機關的形象和權威。

擬稿關。擬稿是撰制公文“始發站”。要提高擬稿的成功率，需注重以下幾個環節：一是調查研究，收集材料。平時通過多種途徑廣泛收集有關資料，了解各種情況，尤其要深入基層調查研究，認真核準所選用材料的真實性，并善于分析歸納，這樣就能在起草時得心應手，做到“博觀約取，厚積薄發”。二是領悟意圖，定準基調。

通過留心觀察，掌握領導意圖；歸納綜合，深化領導意圖；研究分析，擴展領導意圖。在起草時緊扣主題，理清脈絡，始終體現領導機關的意圖，安排好總體框架、結構。三是精雕細琢，反復查”：一查政策界限是否明確，有無矛盾抵觸。即檢查文稿內容是否符合黨的方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示、決定，是否完整、準確地體現發文機關的意圖，是否與過去發的公文有出入；二查措施是否落實。即檢查公文是否符合實際情況，所提措施辦法是否明確具體、切實可行；三查文字表述是否準確、簡練。即

檢查公文條理是否清晰、明了，文句是否通順、嚴謹，合乎語法、邏輯，標點符號和數字用法是否正確，有無錯別字等；四查體式是否合適。即檢查文種使用是否得當，語體是否得體，格式是否整齊規范。審核是一項嚴謹精細的工作，需要有“吹毛求疵”的態度才能做好。

繕印關。公文的繕印是制發公文的最后一道“門坎”，必須非常認真細心，努力做到格式規范，布局合理，用字標準，印刷清晰，頁面整潔，裝幀精美等。為此，應注意幾點：一是以經過領導人簽發的定稿為依據，忠于原稿。二是嚴格送印制度，由機要收發人員專人編號、登記，凡是不合規范的文件不予蓋章、不予發出。三是先易后難、循序漸進地用現代化設備取代陳舊落實的設施，改善打印條件。掌握微機操作技術，注意排版的藝術性和精確性。四是校對時要細致入微，斟字酌句，圈點過目，彌補起草、審核中的疏忽和不足，力求精確無誤。

三、增強素質，是確保公文質量的基礎。

公文質量的高低，是機關工作作風的體現和工作水平的反映，從中也可折射出文秘隊伍素質的高低。從一定意義上講，文秘人員的素質決定公文質量。因此，要保證公文質量，至推敲。在草擬公文時，堅持內容上求實，注意方法措施的可行性；格式上求嚴，保持外觀布局的規范性；文字上求精，達到表述的準確性；篇幅上求簡，講求整體結構的緊湊性。對草擬的文稿應多改幾遍，以確保公文內容、用語、表述等準確貼切，做到草稿不草率、初稿不粗糙。

審核關。這是對已起草的文稿進行“質量檢驗”。缺少這一環節，往往會使一些內容粗糙、文字冗長的公文發出去。公文審核應注意做到“四肅的寫作態度，以及較高的理論、政策、文字水平。為此，必須加強辦公室文秘隊伍建設。

文秘人員應注意修養，提高自身素質。新時期對文秘人員的素質要求主要有：政治上要強，有高度的政治責任心和思想覺悟，堅持學習馬列主義、思想，尤其是鄧小平理論，在工作中能夠貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策；具有良好的職業道德，認真負責，顧全大局，實事求是，堅持真理，埋頭苦干、無私奉獻；具備較強的業務能力，如領悟機關工作意圖能力、創造性思維能力、文字表達能力等。因此，廣大文

秘人員應在實踐中刻苦學習，苦練基本功，逐漸使自己的水平達到或接近《條例》和《辦法》的要求，成為掌握“十八般武藝”的寫作多面手。

搞好培訓工作，構筑文秘人員較完備的知識系統。通過送學校深造、組織業務培訓、開辟業務講座、研討交流、以老帶新、跟班操作、公文展評等形式，提高文秘人員的政治涵養和業務素質。文秘人員應博覽群書，勤學多思，在撰寫、修改文稿的實踐中不斷積累工作經驗，在更高層次上探索公文寫作規范，豐富知識結構。

建立嚴格的規章制度，有效地推進《條例》和《辦法》的實施。結合實際完善有關具體制度和程序規定，使公文處理工作照章辦事，按序操作，有條不紊，為公文質量提供保證。不定期地開展公文質量檢查評比活動，檢評結果在一定范圍內通報。將公文質量列入目標管理責任制，作為考核機關工作的一個重要指標，從而促進公文質量不斷提高。