局長在檔案現場會講話

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2009年我國有關部門關于電子文件管理的文件中提出，有條件的檔案館應根據災害備份的要求，建立本級電子文件備份中心或異地備份庫。同年召開的全國檔案館工作會議上明確提出了建設檔案館五位一體功能的要求，其中新增加的功能之一就是“電子文件備份中心”。2010年5月，國家檔案局召開全國檔案安全體系建設會議，提出了建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，全面提升檔案部門的安全保障能力，確保檔案實體安全和信息安全的要求。同年10月在遼寧省召開了檔案館電子文件（檔案）備份中心建設現場會，對這項工作進行了具體部署。自遼寧會議以來，全國各級檔案館電子文件備份工作取得了重要進展，47家副省級市以上檔案館全部實現了重要檔案和電子文件的異地結對備份。一些市縣檔案館也開始了建立電子文件備份中心和異地備份庫的工作。特別是省檔案與電子文件登記備份工作取得的重大創新和進展，引起了全國檔案部門和社會各界的普遍關注。為了學習、借鑒的經驗，推動電子文件備份工作,我們在此召開這個現場會。

這次會議的主要任務是：落實中共中央書記處書記、中央辦公廳主任令計劃同志關于增強檔案服務能力建設的重要指示，參觀和學習在開展檔案與電子文件登記備份工作方面的經驗和做法，推動各地把這項工作開展起來，有效推進檔案館五位一體功能建設和檔案事業全面發展。會上，我們實地查看了紹興市和蕭山區兩個檔案與電子文件登記備份工作現場，聽取了省檔案局關于全省開展這項工作的全面情況介紹，相信大家一定深有感觸。把這樣一項牽動檔案事業發展全局的事情搞起來，搞得這么有規模、有成效，的確不容易，體現了檔案工作者的開拓創新和敢試敢闖的精神。我們對省委、省政府領導對檔案部門的支持表示衷心感謝，對檔案部門的大膽探索和艱辛努力表示欽佩和贊賞。

下面我講兩點意見：

一、省開展檔案與電子文件登記備份工作的經驗值得推廣

2009年底，省委、省政府辦公廳根據中辦、國辦文件精神，提出在全省開展檔案與電子文件登記備份工作的要求。兩年多來，在省委、省政府領導下，省檔案與電子文件登記備份工作引起了各級政府、各單位領導的關注和重視。全省各地、各單位普遍把登記備份工作納入自己的工作計劃，納入目標責任制考核范圍，解決登記備份工作所需的機構、人員、經費等問題，檔案安全保障條件進一步改善。在這項工作的推動下，省內未建新檔案館或館舍不符合要求的市縣，普遍將新館建設納入當地國民經濟和社會發展“十二五”規劃。檔案信息化建設和檔案安全保管所需的設施配置也達到歷史上最好水平。省各級檔案部門，發揚勇于擔當、敢于創新的精神，通過爭取領導重視、實施“三項考核”、建立制度方案、研究技術標準和積極選點示范，創造性地開展了檔案與電子文件登記備份工作。目前，全省已有94%的市縣建立了由當地編辦批準成立的檔案登記備份機構。2011年，全省各級檔案部門新增編制59人；11個地級市的檔案登記備份專項經費平均達260萬元，省直單位平均27萬元。省檔案部門的工作實踐，從理論到實踐的創新上充分體現了檔案工作實施“三大戰略”、建設“三個體系”的精神，為檔案事業科學發展、做大做強，建設檔案強國，做出了可貴的探索。既為檔案館電子文件備份中心功能建設注入了新的內涵，提供了一個可資借鑒的樣板，又為全國各級檔案部門提供了一個集檔案行政監管與服務民生、資源整合與安全保障、基礎業務與信息化建設為一體的檔案工作發展機制。的經驗引起了有關方面的關注，受到了各界好評。去年，新華社內參曾經專門介紹了他們的工作，我們也多次要求我局有關部門對此進行調研、總結和推廣。

通過我們實地參觀學習和聽取介紹，我認為，開展檔案與電子文件登記備份工作的經驗是應該加以推廣的，是值得各地檔案部門學習的。理由是：

（一）檔案與電子文件登記備份工作是貫徹“安全第一”戰略，建設檔案安全體系的一種重要手段

登記備份制度是檔案安全體系建設的重要內容：一是強化了對檔案的行政監管。通過定期開展檔案與電子文件登記備份工作，使檔案行政管理部門及時了解各單位年度檔案工作開展情況，督促各單位形成的電子文件該歸檔的歸檔、該移交的移交，及時消除在文件形成、保管和移交歸檔階段存在的各種隱患，消除在檔案進館前有可能存在的危及檔案安全的各種軟硬件環境因素，變事后檢查為事前、事中監督，變被動接收為主動備份，檔案行政管理部門由后端監管走向前臺，實行超前管理、同步管理。二是強化了電子公文、電子業務數據特別是重要民生檔案數據的安全監管。通過對電子公文、民生檔案數據登記備份，促使各單位將上述電子文件納入檔案安全體系，定期做好歸檔移交，消除電子文件安全風險。

（二）檔案與電子文件登記備份工作是貫徹“以人為本”戰略，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的一項重要舉措

通過檔案與電子文件登記備份制度的實施，各單位形成的、具有重要保存價值的、各種形態的檔案與電子文件定期向同級檔案電子文件登記備份中心移交，一方面打破了各單位檔案部門與信息中心、業務部門互不銜接的狀態，促使電子公文、電子業務數據有序納入檔案資源體系，特別是一些重要涉民業務數據，實現了由原來的長期分散保管到集中統一管理；另一方面，使各級檔案館館藏資源體系覆蓋面進一步拓寬，開始由歷史檔案覆蓋到現行檔案，由傳統檔案覆蓋到電子文件以及其他各種載體、形態的檔案，由單一的機關文書檔案覆蓋到各個領域、各種專業檔案，從內容上覆蓋到廣大人民群眾，為經濟社會發展留存下真實的社會歷史記錄。

（三）檔案與電子文件登記備份工作是實施“服務為先”戰略，建設方便人民群眾的檔案利用體系的一種有效途徑

實施重要涉民領域檔案與電子文件登記備份，使檔案部門觸角深入到公積金、社保醫保、民政婚姻、工商等專業領域，檔案資源的覆蓋面擴大，檔案信息資源內容越來越豐富，與人民群眾的聯系越來越緊密，提供檔案服務的路子越來越寬廣，進一步增強了檔案部門服務民生的能力。據了解，僅2011年8月—2012年1月，為落實惠民政策，省各級檔案館就接待利用者45.5萬人次，提供利用檔案120多萬卷，為22.9萬人提供了檔案證明，其中14.9萬人的證明得到社保部門確認，為省委省政府惠民政策的落實發揮了基礎性的重要保障作用，成為社會穩定的“減壓器”，為檔案工作直接服務社會管理、建立公共服務型檔案館創造了新的經驗。各類涉及民生的電子文件在檔案館的及時登記備份，將更加有利于增強檔案館公共服務和為民生服務的能力，更加有利于方便人民群眾檔案利用體系的建立。

（四）檔案與電子文件登記備份工作是實施“數字化帶動”戰略，推動檔案基礎業務建設和信息化工作的一種持續動力

登記備份以網上登記為途徑，以電子公文、電子業務數據和傳統檔案的數字化成果為備份形式，推動了各單位的傳統檔案數字化工作以及電子公文管理和電子業務數據的管理工作。據省檔案局統計，在實施登記備份以前，省政府直屬單位開展檔案數字化工作的單位為20%左右，電子文件按規定歸檔移交的不到10%。有不少單位沒有檔案管理系統，也沒有將檔案管理納入辦公自動化系統，一些單位甚至沒有專門檔案工作經費和計算機、掃描儀等設備。實施登記備份兩年后，開展檔案數字化工作的單位已達到98%，其中有70%的單位全部完成室藏檔案數字化工作；80%以上單位按規定開展了電子文件的歸檔移交工作。這在全國各省中是名列前茅、非常先進和突出的。這些事實說明，檔案與電子文件登記備份工作扎實有效地推動了檔案基礎業務建設和檔案信息化工作。

（五）檔案與電子文件備份工作是建設檔案強國的一個很好切入點和重要抓手

在今年的全國檔案工作會議上，國家檔案局根據黨的十七屆六中全會精神，提出了建設與社會主義文化強國相匹配的檔案強國的新的戰略目標。實現這一新的戰略目標，需要我們從很多方面去著手、去切入。看了的工作，我感到開展檔案與電子文件備份工作，是建設檔案強國的一個很好切入點和很好的抓手。通過這項工作，能引起領導和各方面對檔案工作更多的重視、更大的支持，有利于建立起強大的事業發展保障體系；能有效地、順利地把各方面的檔案信息資源集中、整合到一起，有利于建立起強大的檔案信息資源體系；能使各級檔案部門建起先進的檔案硬件設施、軟件平臺和信息化環境，有利于建立起強大的檔案利用體系；能夠鍛煉出一批適應現代化需要的技術型、復合型干部，有利于建立起一支強大的檔案人才隊伍。因此，通過這項工作，可以全面地提升檔案工作水平，使檔案工作實現轉型升級，把檔案事業做大做強，從而早日實現建設檔案強國的新的戰略目標。如果說，我們過去對建設檔案強國還感到信心不足或內容不實的話，那么看了的這項工作情況，我感到信心足了，內容實了。要是各省都像這么做了，那么我們的檔案工作水平就會大大提高，我們就可以真正在一些主要方面處于國際領先地位，從而在各個主要的領域成為檔案強國。

總之，檔案與電子文件登記備份工作能夠綜合地推動檔案資源體系、利用體系、安全體系的建立與完善，多方面地推進檔案業務建設，全面地提高檔案部門的社會地位，系統地促進檔案事業的發展，更好地建設檔案強國，是我們在新的條件下加強檔案工作，促進檔案事業發展的一個很好抓手和載體。我們應該積極地推廣和應用，盡快地開展這項工作。這項工作，在已經結出果實，形成了種子。下一步，我們應該把的種子撒向全國，讓它在全國開花、結果。

二、關于學習經驗，開展檔案與電子文件登記備份工作的要求

（一）要積極爭取領導和各部門支持，積極開展登記備份工作

登記備份工作是一項系統工程，涉及部門多、保障要求高，光靠檔案部門是不夠的，必須依靠領導和各部門的支持，把這項工作上升為領導工程。希望各地要結合實際貫徹這次會議精神，積極爭取黨委、政府主要領導的重視和支持，把登記備份工作作為確保黨務、政務信息安全的重要工作來抓，作為建設檔案安全體系的重要手段來抓，作為建設檔案資源體系的重要舉措來抓，作為強化政府公共服務能力、促進社會管理手段創新的一項新內容來抓，作為檔案事業科學發展的重要創新點來抓。要積極爭取將檔案與電子文件登記備份工作納入領導議事日程，納入當地黨委政府的目標責任制考核范圍。在向領導和有關部門爭取時，要充分說清這項工作是貫徹落實兩辦文件，對現有的各類重要電子證據進行備份和保全，以防止這些重要電子證據丟失而引發重大社會問題，說清這項工作對服務民生、維護社會穩定、加強社會管理、維護黨的威望和政府公信力的重要作用，說清這項工作是重要的民生工程、維穩工程、社會管理工程，以引起他們的重視，得到他們的支持?？梢韵蚋骷夘I導宣傳日本因為丟失大量養老金檔案而導致自民黨喪失執政地位并導致首相辭職的深刻教訓。另外，紹興目前正準備以備份的電子文件和檔案為基礎，進一步建立“樹型人口檔案管理和服務數據庫平臺”，這將會使檔案真正成為政府進行社會管理的有力工具，使檔案工作更加有效、有力、直接地為黨委、政府改善社會管理、維護社會穩定服務。檔案作為社會管理工具的這種重要作用，也要向各級領導進行宣傳。在爭取領導和有關部門支持方面，要充分利用各地信息化領導機構、電子文件協調機構等已有的組織架構，來領導、協調這項工作。還要制訂計劃與相應方案，對本行政區域內的進館單位進行先行摸底排查，制訂登記備份工作計劃。完善工作機制，落實必需的人、財、物等條件保障。加強與發展改革、公安、信息產業、財政、保密等部門的聯系與溝通，爭取重點部門的理解和支持，努力為登記備份工作開展創造良好的環境。

（二）要有重點、有次序，穩妥有序地開展登記備份工作

登記備份工作面廣量大，必須有重點、有次序地開展。要把涉及民生、涉及社會穩定的專業檔案作為重點，作為優先次序，先易后難，先重點后一般。要選擇試點，以點帶面，分期分批開展登記備份工作。在登記備份工作全面鋪開以前，應制訂登記備份工作具體規定，確定試點單位，由點到面、漸次推廣，切忌一哄而上。對承擔社會管理、公共安全等職能的單位，如社保、醫保、民政、公積金、土地承包、山林草場承包、房產、土地、城建等重要涉民單位，應作為登記備份的重點單位或試點單位。已完成數字化工作或完成電子公文歸檔的單位，有檔案信息化的基礎，也可以優先安排登記備份。在需要備份的電子文件、電子業務數據、檔案數字化成果這三方面內容中，也可把前兩種作為重點，優先備份?？傊?，要經過摸底調查，區分輕重緩急，有計劃、有步驟、由重點到一般、由易到難、由試點到全面、有次序地開展檔案與電子文件的登記備份工作。要做到：狠、準、穩，就是狠下決心，找準切入點，穩步推進。

（三）把登記備份工作與貫徹國家檔案局8號令、9號令和《國家基本專業檔案目錄》有機結合起來

一是要依據國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確保反映黨和國家重要工作、反映各單位基本職能和涉及公民、關系廣大人民群眾切身利益的文件材料列入歸檔范圍，列入登記備份報送范圍。各單位檔案室保存的檔案電子文件，按照現有檔案法律法規，需10—20年移交進館，進館時一旦發現有缺漏，往往時過境遷難以補救。因此，在每年的登記審核階段，就應掌握各單位當年檔案電子文件形成情況，發現不歸、漏歸者，及時督促整改、補充完善。二是要將列入進館范圍的檔案與電子文件及時備份進館。去年，國家檔案局印發了9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，各級檔案館應結合實際精心制訂細則，在3年內完成接收范圍的調整。凡列入接收范圍的單位所形成的檔案與電子文件，可列入同級檔案館登記備份范圍。三是登記備份的范圍要優先考慮《國家基本專業檔案目錄》中規定的5大類100種專業檔案，重點考慮本級黨政機關一級、二級甚至三級單位永久檔案，切實做到把對國家和社會、對廣大人民群眾具有保存和利用價值的檔案應登記的全部登記，應備份的全部備份。

（四）把登記備份工作與數字檔案館、室建設有機結合起來

檔案與電子文件登記備份是以電子數據的形式進行的。要確保備份的數據具有原件的特性。無論數字化成果還是電子文件，都應體現檔案形成、處理的歷史面貌，具有檔案原始性、憑證性的相關要素。如，一份紙質檔案應全息掃描，數字化成果應包含這件檔案的所有相關信息；一份電子公文備份應同時包括版式文件、文件內容、發文單、背景信息和重要元數據。備份數據原件特性越強，登記備份的檔案信息資源安全保障、證據保全和資源的整合功能作用將發揮得越充分。檔案室在登記備份前的數據準備，需要完成傳統檔案數字化、電子公文的數據捕獲和整理以及電子業務數據的脫機、打包備份等工作。這些工作必須要有一定的信息化技術支持和軟硬件設備支撐。同樣，檔案室向檔案館報送備份數據，也需要一定的信息化平臺和計算機用房等軟硬件保障。因此，檔案與電子文件的登記備份工作是以數字檔案館、數字檔案室建設為基礎的，要實施登記備份，就要加強數字檔案館、室建設。

（五）要實事求是，因地制宜地開展登記備份工作

各地區、各單位條件不同，情況不同，不能一刀切，而要根據本地區各單位的實際情況和可能條件，實事求是地提出要求，因地制宜地采取辦法，積極穩妥地向前推進。不提脫離實際的口號和要求，不搞華而不實的項目和活動，不搞形式主義，不做表面文章，不去互相攀比。能以何種形式備份，則以何種形式備份。求真務實，扎實開展，求得實效。特別要充分利用已有的軟硬件條件和網絡環境，利用已有的組織架構和成熟技術，在已有的數字檔案館、數字檔案室建設的基礎上，進一步豐富內容、增加功能、擴展容量、提升水平。凡是以前有基礎的，都不要另起爐灶，再搞一套。

同志們，開展檔案與電子文件登記備份工作是檔案事業三個體系建設的重要創新，是各級檔案部門在新形勢下面臨的一個新課題，是增強檔案服務能力的一項新內容。還有許多事情需要我們去做，有許多難題需要我們去破解。讓我們以科學發展觀為指導，認真研究、積極推進，結合實際、大膽創新，統籌安排、扎實開展，以優異的創新成果迎接黨的十八大勝利召開！