國有企業人事檔案管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇國有企業人事檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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［關鍵詞］國有企業 改制 員工檔案 管理

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）06－0065－01

2004年以來國家逐步對國有企業進行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發了《四平市人民政府印發關于推進國有企業改革問題的若干規定的通知》，由此拉開國有企業改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅，一鼓作氣打響了國企改革的攻堅戰。地方政府籌措大批資金對廠辦集體企業、區街集體企業進行改制。據統計，到目前為止改制涉及員工近十四萬人，這些退出國有、集體企業員工的檔案管理工作任務十分繁重，過去由企業管理的員工檔案，大部分要移交到就業服務機構托管，這部分人再就業、退休、異地就業、續繳社會保險費等業務都要由就業服務機構去做。經過各級就業服務部門不辭辛苦的工作，這項繁重的工作已經步入正軌。

大批解除勞動合同人員個人檔案委托就業服務機構，不僅僅是工作任務繁重，不斷加強個人檔案管理，認真分析個人檔案信息，通過檔案調檔分析再就業狀況以及社會保險費續繳狀況對于做好人力資源和社會保障工作至關重要。從現有個人檔案資料分析，存在的問題比較突出。

一、檔案記錄不夠完整，問題比較突出

國有企業改制、集體企業改制，解除勞動合同人員年齡結構普遍偏高，這部分人大部分是上世紀50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規范，出生日期與身份證記載不一致的問題也比較突出。造成這個問題的原因是多方面的，既有個人因素，也有政策因素。眾所周知在計劃經濟體制下，國有企業招工要受指標限制和就業年齡限制，搞到招工指標的人千方百計地把自己超過當初國家規定年齡或者沒有達到最低就業年齡的子女送進國有企業，這就造成個人檔案記載不真實。至于特殊工種記載由于國有企業眾多，期間工種名錄也不夠規范，一個工種多種叫法的現象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業記載為“搬運工”。再有就是期間十幾年國家沒有調整職工工資，直至改革開放以后1983年國家進行一次工資普調，1986年進行一次普遍增加工資，當初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。

二、拖欠社會保險費問題比較普遍

1986年我們國家在勞動用工、工資分配、社會保險領域實行重大改革，用工打破鐵飯碗實行勞動合同制，工資打破八級工資制實行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實現按勞分配。在社會保險制度改革過程中改變企業負擔養老辦法，實行社會統籌，這項改革是在試點的基礎上逐步推開的。盡管國家在改革過程中投入了大量人力物力和財力，但是在改革過程中由于企業效益差別等原因，造成一些企業欠繳社會保險費，甚至個別企業到改革開始仍然沒有為員工繳納社會保險費，因此造成一批員工拖欠社會保險費問題。在改革過程中國家，地方政府籌措資金、改制企業籌措資金，參加改制的員工有的也承擔一部分社會保險費，基本上把改制截止前欠繳的社會保險費補繳到位。但是改制后這部分員工與企業解除勞動關系，沒有實現再就業的社會保險費又出現新的欠繳。

三、面臨退休高峰期

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一、驗收依據

縣委、縣政府有關文件政策規定和縣政府批復企業的改制方案是驗收工作的主要依據。

二、驗收標準

（一）企業性質變更

1、改制企業是否按縣政府批準改制方案中批復的改制形式實施改制。

2、破產解散企業的印章、財務檔案等是否移交企業主管部門保存，原企業是否在工商部門注消。

3、實行民營股份制改造的企業，民營公司是否按《公司法》規范組建并辦理變更登記手續。

4、實行目標管理責任制的改制企業，主管部門是否明確企業年度考核主要經濟指標。

（二）職工安置

1、改制方案是否按程序經過職代會或職工同意，同意率是否達到規定比例。

2、是否按企業有效資產合理設置職工置換身份補償標準，職工補償金是否發放到位，以資產置換職工身份企業是否履行資產變更手續；企業領導班子成員是否按規定領取經濟補償金。

3、職工置換身份補償標準是否超過縣上規定的上限。

4、職工的養老統籌費是否足額補繳，傷殘、遺屬及離退休等人員是否按政策規定進行補償。

5、職工與原企業是否簽訂解除勞動關系合同（協議書），合同上是否使用縣上統一的規范文本。

（三）資產處置

1、改制企業產權清晰，屬于企業的資產是否全部登記鑒定；資產評估是否合理，國有資產是否有流失現象。

2、企業資產是否嚴格按照《國有資產管理辦法》規定進行處置。

3、資產處置后，資金支出情況是否合理；涉及的相關稅費是否交納或履行免交手續；縣政府明確的優惠政策是否落實到位。

4、剩余的國有資產是否已由企業主管部門代管；資產處置的有關手續是否辦理完畢。

（四）債權債務解除

1、債權是否收繳，未收繳部分是否移交企業主管部門收繳；符合核銷條件的是否報財政部門核銷。

2、銀行債務是否簽訂償還合同或協議，并按議定數額清理；財政借款是否清算；有關債權債務清理手續是否辦理完畢。

3、職工欠企業款項是否了結；企業按規定是否補發在崗人員工資和規定標準的生活費。

（五）檔案管理

1、企業原有的各種檔案是否整理并全部移交主管部門管理。

2、企業改制過程中形成的各種資料、記錄是否齊全并交主管部門管理。

3、解除勞動關系后，原職工人事檔案是否移交托管或由主管部門代管。

（六）遺留問題

1、留守費用是否提留，留守人員是否按規定人數確定，有關報酬是否明確，留守時限是否確定。

2、改制遺留問題是否理清，有關遺留問題處理意見或方案是否明確。

三、驗收程序、方法和要求

1、改制方案批復后，改制企業原則上在一個月內（資產進入市場處置的企業放寬到兩個月）開始驗收，部門駐企業工作組及企業要按改制有關驗收標準對改制企業進行自驗，寫出總結報告，經主管部門初驗后，申報縣企改領導小組進行驗收。

2、接到申請驗收報告后，由縣企改領導小組組織縣企改辦、財政、勞動、審計、監察、國土及相關銀行等部門人員專門進行驗收。

3、驗收工作組采取看資料、開座談會、走訪等形式對企業的改制情況，特別是資產處置、職工安置等進行全面驗收，對改制工作進行總體評價。

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公司檔案管理總體目標：構建和完善公司檔案分類體系；加強檔案制度建設，完善工作流程；強化檔案指導、培訓、檢查工作，確保重要資產項目檔案及時移交；加快檔案管理現代化建設，充分開發檔案信息資源，滿足公司各項工作需要；加大培訓力度，培養一支高素質地檔案管理隊伍；實現檔案規范化管理。

現將公司檔案管理有關情況及建議報告如下：

一、做好我公司檔案工作的重要意義

企業檔案是企業進行生產、經營、管理等活動的重要依據，國有企業檔案是國有企業全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業資產的依據和憑證。收集和管理好國企檔案對促進國有企業生產、經營和管理具有重要的意義。

我公司檔案是公司經營活動的原始歷史記錄，是以后工作的考查憑據，為以后明確責任，對歷史負責，為現實服務，有及其重要的作用，必須要對我公司檔案進行規范的、持續性管理。

二、我公司檔案管理現狀

在新__公司組建以來，檔案管理主要做了一下工作：

1、根據公司做大做強的需要，制定了《成都__資產經營管理有限公司檔案管理暫行辦法》，使公司檔案管理基本做到有“法”可依。

2、根據公司檔案管理暫行辦法，明確了公司各部門兼職檔案管理人員，初步建立了公司檔案管理網絡體系。

3、在基本設備方面，購置了縫紉機、裝訂機、打碼機、市檔案局監制的標準無酸檔案盒等檔案用具；在檔案軟件方面，購買了市檔案局參與編寫的“紫晶文檔一體化管理系統”軟件ams增強版。

4、在檔案實體方面，目前已經完成公司歷年文書檔案的立卷工作。全部文書檔案已按永久、定期30年、定期10年進行了分類，目前正在進行文書檔案目錄的電子錄入工作及校對、補充完善工作，下一步將對公司資產項目檔案進行規范化整理。

5、在人員培訓方面，20__年1月25日，邀請了市檔案局的謝老師對我公司及子公司專職、兼職檔案管理人員進行了檔案管理基礎知識的簡短培訓，通過這次培訓增強了公司檔案管理人員收集各類檔案的意識。

三、現階段我公司檔案管理存在的主要問題

自老鼎力公司成立以來，就沒有對公司檔案進行規范化要求及整理立卷，也沒有相應的檔案管理辦法及制度，導致公司檔案管理方面一直比較薄弱。公司部分員工在檔案的歸集方面比較隨意，借出公司檔案不及時歸還、長期占有，沒有樹立良好的檔案歸檔意識，部分子公司檔案管理存在較多問題。具體表現在：

1、經過對公司歷年檔案的清理，發現少部分文件只有文件主體，文件附件不全。主要原因在于立卷歸檔部門不注重公司檔案的平時收集、歸檔工作，部分員工歸檔意識薄弱，對自己經手的外送文件沒有存檔留底習慣。

2、公司重要會議的原始記錄缺失，公司人員外出考查學習及公司組織的員工活動的檔案資料嚴重欠缺，公司聲像檔案資料及公司各部門形成的已正式報送文件的電子檔案至今還是一片空白。

各部門兼職檔案管理人員應加強這方面資料的收集，根據檔案內容整理好并向公司檔案室進行移交。

3、涉及公司保密的檔案資料歸檔有一定難度，比如公司人事檔案，獎懲考核方面檔案、薪酬方案檔案等。這部分檔案由于涉及公司內部管理的保密問題，是歸檔立卷還是由當事人作臨時保存不歸檔，都是個難題。

4、在總公司范圍內，其他未正常經營又具有法人主體資格單位的檔案歸檔問題，不好解決。如蓉海公司檔案管理問題，金達通公司檔案管理問題，成都市市級機關處置領導小組的檔案問題及其已處置完畢的浣花山莊的檔案問題，即將處置的萬和公司的檔案問題。這部分檔案比總公司的檔案還多、還亂，一是沒有專門的檔案管理人員，二是沒有進行規范化整理立卷，僅文件的清理及文件目錄的電子錄入工作就是一個較大的問題。

隨著公司業務量的增多、業務范圍的擴大，處置單位（資產）的增多，這部分問題將會越來越多，越來越嚴重。如總公司將子公司檔案集中存放，檔案庫房及檔案管理人員將嚴重不夠，如分別存放，誰又來負責檔案管理責任問題。

5、公司代管的市信托檔案問題

根據原鼎力公司與市信托公司簽訂的有關協議，市信托注銷后，其檔案存放于我公司位于西安中路1號房產的地下金庫，由我公司代保管30年?，F由于地下金庫密不透風，潮濕嚴重，保存檔案條件惡劣，部分檔案已有發霉跡象。

以上檔案管理方面存在的問題，在公司領導的重視下，已經有了初步改善，特別是公司本部檔案在分類整理及立卷上，有了較大改觀。

四、做好公司及子公司檔案管理工作的建議

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，需要大量的時間和精力才能做到標準化、規范化。

1、領導重視是做好檔案管理工作的關鍵，公司同仁精誠團結，勇于奉獻是做好檔案管理工作的基礎

檔案管理工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的起依據憑證和延續歷史作用的極其重要的工作。要能很好地完成檔案管理工作，必須有公司領導的重視及大力支持，還要靠公司同仁同心協力、相互支持、勇于奉獻，更需要各立檔部門的大力支持，規范整理，做好資料的歸檔工作。

根據四川省企業檔案工作規范化管理要求，檔案工作要做到“三納入”、“四參加”、“四同步”。“三納入”即檔案工作納入領導議事日程，納入有關工作程序、計劃，納入有關人員崗位責任制；“四參加”即檔案部門參加

基建工程竣工驗收會，參加設備開箱會，參加科研課題鑒定會，參加產品定型會或有關業務工作會；“四同步”即下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求，檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況，評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。2、加強繼續教育，提高檔案管理人員業務素質

檔案管理人員要加強學習，與市檔案局保持聯系，爭取其業務指導。公司應適時組織參加檔案管理的專業培訓，學習其他單位管理檔案工作的先進經驗，力爭公司專職檔案管理人員都持證上崗。

在提高檔案管理人員素質的同時，要健全檔案管理制度，建立檔案管理的新模式，最重要的是改變重管輕用的現狀，多途徑地開發利用檔案信息資源。

3、建立一支穩定、專業的檔案管理隊伍

要建立公司檔案管理網絡體系，建立專、兼職檔案管理隊伍，保證公司檔案管理工作的良性發展。應根據公司業務的發展情況適時增加檔案管理人員，以利于公司檔案日常編研工作的開展，有利于公司檔案管理的連續性，為以后的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲備。要做好檔案管理工作，需要較多的基礎投入和人才建設。

4、強化全員檔案意識，調動員工參與檔案建設的積極性

根據公司新的檔案管理暫行辦法，公司實行“統一管理、分部負責、人人參與”的檔案管理體制。公司員工要在以后的工作中逐漸強化歸檔意識，要知道檔案的收集、歸檔不僅僅是檔案管理員的事情，人人都是公司檔案的產生者、責任者，人人都必須對公司的檔案負責。公司應營造上下一心，全員參與的檔案管理氛圍，以適應檔案管理工作的需要。

要使公司檔案管理達到一定水平，而且使公司檔案管理工作保持長期穩定，公司的檔案管理應統一納入公司發展規劃和年度計劃，部門及個人檔案工作的管理和考核應納入部門及個人績效考核管理體系。

5、完善檔案保管基礎設施，實現檔案管理現代化

根據檔案管理有關要求，庫房建設要符合保管要求，檔案庫房、辦公室、閱覽室應實行三分開，檔案庫房要為以后檔案的歸檔預留10年的發展空間。

隨著時間的推移，公司規模逐步的擴大，人員不斷的增多，日常檔案查閱及維護工作量的增加，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后將直接影響檔案的使用質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。檔案管理現代化，不僅要設備配置現代化，還要管理標準規范化，管理技術及管理思想現代化。

6、20__年爭取達到省三級檔案管理標準，促進公司檔案規范化建設

以四川省檔案局目標管理評定標準為指標，以達省檔案管理三級標準為目標進行準備工作，公司本部檔案管理在年內爭取達到四川省三級檔案管理標準。通過升級達標活動，促進公司檔案管理科學化、規范化發展。

7、對子公司檔案管理

（1）待公司檔案管理基本規范化后，組織力量摸清子公司檔案管理現狀。

（2）督促制定相應管理制度，根據各自情況制定相應整改措施。

（3）對普遍存在的問題，邀請專業人士對檔案管理人員進行集中授課。

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關鍵詞：背景調查 社交網絡 招聘

一、 我國員工背景調查現狀

1.現狀概述

背景調查是以獲得求職者盡量全面的個人信息來降低企業用人風險十分必要的有效方法。然而，在目前我國以檔案調查法為主的背景調查管理辦法過于陳舊、常用的調查方法難以獲得真實全面的求職者信息以及信用體系還不完善的背景下，出現了調查過程中難以獲得真實有效的信息、員工背景調查可能侵犯當事人的隱私權和缺乏完善透明的調查渠道等問題，可見背景調查亟待改進。為了獲取有效信息并不侵犯當事人隱私，越來越多的學者將目光投向了網絡。隨著網絡的發展，我國已對高等院校頒發的證書等在網上進行注冊，這也意味著招聘中的背景調查與網絡的聯系更為緊密。在網絡使用中，社交網絡的廣泛普及和網絡社交在實際社交中占據了接近百分之八十的比重意味著：網絡社交對傳統招聘中的背景調查勢必會帶來影響。

現階段，我國學者目前還未將研究重點關注到新興的社交網站之上，然而Sherry J. Roberts等外國學者在其相關文章中已闡述了社交網站與招聘中背景調查間的聯系，指出越來越多的人力資源部門的工作者在對潛在員工進行背景調查時選擇社交網絡來收集信息，并指出了運用該方法時應注意的問題?，F今我國運用社交網絡進行背景調查還屬于起步階段，完整的體系及相應的法律條款還有待發展。

2.背景調查的主要方法與特點

（1）檔案查詢。我國在早年就已建成了系統的、嚴格的人事檔案管理制度，國有企業或國家機關在錄用人員時能查詢到候選員工的人事檔案，但由于國家的相關保密規定，除國有企業或國家機關之外的任何單位或個人無權查看或修改檔案。但近年來，名為“中國黑檔”、依托互聯網的從業人員管理系統為企業甄選員工提供了一手信息，彌補了原有單純檔案查詢的盲區，網絡在背景調查中的運用初見成效。

（2）電話調查。電話調查需要調查員在進行調查前設計出相應的調查問題列表，需要調查員斟酌提問方式，選擇合適的時間向候選員工的原工作公司或畢業院校咨詢。提問同時需要對被訪者的回答進行記錄，對其語氣、停頓等分析，總結出相應問題的真實答案。電話調查法雖對實施調查的人員有較高要求，但因其具有省時、廉價、簡便易行等特點目前被廣泛使用。

（3）當面訪問。當面訪問會由選人單位派出若干組經過培訓的訪問員，按照單位調查方案的要求到選定的調查點訪問，需在記錄被訪者言語反饋同時分析被訪者的反應，包括面部表情或肢體語言等，故而此種方法時常能或多或少得到一些較有價值的信息，但當面訪問法耗時長、費用高，需要對訪問人員進行培訓。

（4）信函調查。信函調查指選人單位向候選員工的原工作公司或畢業院校發出調查問卷或寫評論信的邀請。通常通過信函調查法收集到的資料較其他調查方法而言較為不全面：提問過于主觀，無法觀察到被訪者回答時語氣表情等，且回復率相對較低。

（5）通過外部公司調查。通過外部公司調查可分為兩種方式：一種是外包給外部公司，將調查要求和調查期限交給調查公司，在截止日期時可直接拿到候選員工的背景資料；另一種是從資信評估公司購買其已有的資料。但通過外部公司調查在簡單易行的同時還存在一個至關重要的問題：調查公司或資信評估公司普遍狀況良莠不齊，只有選擇一家好的公司，才可能得到真實有效的資料。

二、 社交網絡在背景調查中的運用

1.社交網絡

社交網絡（SNS，Social Networking Services），指以一定社會關系或共同興趣為紐帶、以各種形式為在線聚合的用戶提供溝通、交互服務的互聯網應用，人與人關系是社交網站的核心。例如國內受到廣泛關注的微博、人人網、開心網等；國外的Facebook、Twitter等網站均為擁有極廣用戶群的社交網站。

社交網絡如同一面鏡子，多多少少都能反映出其用戶的氣質性格或價值取向。從候選員工通過社交網絡中不經意間反應出來的真實信息可以判斷其在應聘過程中是否誠實，從而規避用人風險。所以，在背景調查中運用社交網絡開展調查，可以加深對候選員工的了解，便于選擇更好的員工。

2.社交網絡在背景調查中的運用

用人單位可由其人力資源部在各大社交網站上創立本單位的公共主頁，在日常企業近況或招聘信息的同時可用于觀察分析候選員工。在社交網站中，個人信息的常顯示在人的個人主頁上。其中包括待選員工的交際圈、圖片、日志、心情狀態等。用人單位可通過分析候選員工在社交網站中給出的個人信息，總結其所參與的活動，分析其氣質、價值觀等各方面特征，與之個人所提供的信息進行比對，完成背景調查中對所完成事跡或個性描述的合適調查。

所謂氣質，是人生來就有的，典型的、穩定的、具有動力特點的心里特征。氣質可大致分為多血質、膽汁質、粘液質和抑郁質四類。氣質類型對個人的工作效率存在一定程度的影響；不同性質、不同種類的工作由不同氣質類型的人來承擔或許會取得更好的成果。在日常工作中，人們通過對人的氣質類型的分析也簡單總結出一些規律，如：管理人員不適合有明顯膽汁質和抑郁質的人來擔任、粘液質類型的人則善于管理順境中的企業等規律，證明了氣質與工作種類之間的聯系。氣質在社交網絡中可以體現在用戶所的信息中，如：能讓人通過其的信息感受到他充沛的活力與干勁的人往往是多血質的人，往往有極大的工作熱情；常因身邊小事引發抱怨和不滿的或許是抑郁質的人，這類人往往觀察入微，十分敏感。

運用社交網絡進行背景調查可以更彌補傳統招聘及背景調查時對氣質性格分析的不足，可以較詳細準確地的分析出候選員工的氣質特征，而后可根據所招聘的職位對性格的要求進行甄選。

同樣的，用人單位通過社交網絡可以大致了解候選員工的價值觀。所謂價值觀，是個人對某種特定行為方式或存在狀態的一種持久信念，會長期對人的行為起指導作用而一個組織中所作出的決策會受到組織中個人所持價值觀的影響。負責招聘的人員可在經用許可后瀏覽候選員工的狀態、日志等，分析其對于社會中發生的事件的評論或個人想法，總結出候選員工的價值觀，將其與組織價值觀比較，選取相同度較高的員工，以求為組織創造更高的價值。

3.運用社交網絡進行調查的特點

（1）獲取信息簡便，不會侵犯隱私。運用社交網絡進行調查，獲取信息簡便，便于求證潛在員工提供的信息。獲得信息只需在社交網站上同待選員工結為好友，便可瀏覽其的信息。另外，由于社交網站中公布的往往是個人自愿公開的信息，通過其主動的信息進行分析，不會存在窺探隱私的問題。

（2）信息準確度待考證，調查費用較高。社交網站上得來信息的真實性有待考證且得來的信息過于零散，需使用較高的人力資本對其進行組織分析。目前在中國，要調查一名潛在員工的背景，因職位要求的調查內容不同，所需費用大致從100 美元到5000 美元不等。而雇傭或培訓一名能夠分析的員工更是價格不菲。但考慮到人職匹配后給用人單位創造的價值來看，甄選一名對組織起重要作用的高級職員時，在背景調查中運用社交網絡輔助調查是十分值得的一件事。

所以總體來看，運用社交網絡進行調查的手段雖不適合作為決定錄用與否的主要依據，但作為其余調查方法的輔助手段是十分有益的。

三、總結

通過分析候選員工在社交網站上表現出的性格來加深對候選員工的了解，可以完善背景調查，保證招聘的合適及有效，但背景調查得出的結果往往在真實性上也具有一定的不確定性，所以可作為普通背景調查的補充或佐證。同時，在運用社交網絡進行的同時務必要注意隱私保護。在調查期間不涉及候選者個人隱私，對調查收集到的個人資料做好保密措施，不可外泄。另外還要堅持客觀公正，以了解更多候選者能力、個人特點為目的調查，而非千方百計找出候選員工的不足，應多收集正面信息，保證招聘單位自身的良好心態，以求找到更好的人才。

總之，社交網站是一種新型的交友及傳遞信息的方式，在日常工作間加以靈活運用可為組織創造出更好的效益。在日常工作中應持有靈活的態度，在網絡革新日新月異的現代，如何跟上時代腳步，利用好現有資源將是未來人力資源部門面臨的最主要的問題之一。雖然現如今運用社交網絡進行背景調查的形式及體系還并未完全建立，我們應利用好資源，吸取國外已有經驗，加之全球網絡的不斷發展，相信運用社交網絡的調查方式會在日后的招聘過程中發揮不可替代的作用。

參考文獻

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