海外項目檔案的數字化管理措施

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【摘要】網絡數據信息化時代的現如今，強烈沖擊這整個社會的發展。在信息流通便捷、快速、穩定的時代，檔案管理工作新形式因運而生。應對大數據時代下檔案管理工作數字化需求問題，有效的信息管理系統必然為檔案管理工作帶來便捷。

【關鍵詞】數字化；檔案管理；海外項目

信息數據化時代的今天，各種檔案管理方式逐漸朝著數字化方向發展。但在發展過程中涌現出各種各樣的問題。特別是在海外項目的檔案處理中，數字化管理存在很多漏洞。要確保海外項目數字化檔案管理的效率和品質，就必須針對管理過程中出現的問題，做出具體應對措施。本文結合海外項目檔案在數字化管理中的具體難點做出分析論述。

1特點分析

檔案作為人力的歷史記錄存儲方式，最早產生于原始社會末期。檔案是記錄國家、組織、個人在生活中從事各種活動而形成的具有保存意義的文字、圖形、影響等的歷史記錄。隨著我國檔案管理事業的發展，加強檔案法制相關建設，提升檔案管理水平成為檔案工作的重點內容。黨中央重點關注檔案管理這類造福人民群眾和社會利益的工作事業。2003年國家檔案館根據國家法律法規擬定了國家檔案管理立法，檔案用戶和公共記錄機構兩方給予了寶貴的建議和意見，并以文件形式備案。2012年國家檔案的會議提出，檔案相關工作者和各個部門都要跟上時代的步伐，與時俱進，按照國家和當的要求綱領，不斷達到人民的期望與要求，將檔案管理工作模式創新并改革，使其更加現代化、科學化。以下結合對國外項目檔案管理的些許特點，學習它國檔案管理的先進經驗，為完善我國檔案管理改革提供借鑒基礎。海外項目的檔案管理相關工作具有5大特點：第一，檔案記錄機構和人員都相對特殊，海外項目的構成基本簡單，諸多工作人員身兼多職，缺乏專業的檔案記錄員。又因為項目聘請的員工流動性比較大，很多時候都來不及進行交接。這就導致檔案材料容易缺失。第二、受到國家或者資源國的相關法律限制，不同的國家管理檔案方式有所差異，其標準和要求不一樣，而為了遵守這些標準和要求，海外項目檔案就變得比較特別，防止發生外交麻煩。第三、海外項目檔案多涉及行政管理及企業業務，很少涉及黨群關系類別。第四、海外項目的檔案因涉及不同，語言體系發雜多樣，主要含有中文、阿拉伯語、英文等。而因記錄形式不同，載體有包含光盤、硬盤和磁介質等。第五、檔案的安全性難以保障，特別是較小的海外項目，通常因為缺乏相應的設備，導致檔案缺失。

2問題所在

要想文成海外項目的檔案信息數字化管理工作，還存在以下幾個問題：第一、項目人員不重視檔案資料管理，沒有定制日常工作章程，導致開展檔案記錄工作時員工無頭緒，不認真，不負責。第二、海外項目的檔案沒有統一的規范，管理制度和管理標準不完善。這導致了檔案工作中沒有約束力，隨意而為，甚至檔案材料混亂。第三、海外項目檔案都缺乏專門機構或者明確的檔案專職工作人員權職，經常使檔案資料出現丟失或損壞的情況。而當檔案管理出現問題時，因為權職不清，經常發生責任推諉，耽誤解決問題的最佳時機。第四、檔案數字化過程中將會涉及電子文件傳閱。但因為沒有規定相關規范和制度，導致電子檔案傳輸過程中保密不到位，容易導致其他各種安全隱患。第五、因辦公條件限制，缺乏專門保管檔案的檔案庫。這導致檔案資料管理沒有安全保障，也容易破損或遺失。

3有效對策

第一、強化宣傳。作為跨國企業重要的生產資料，檔案管理相關部門成為公司的重要機構組成。為了加強檔案管理工作，必須大力宣傳檔案的重要性質，提高領導團隊對檔案工作的認知和重視程度。為此，要從檔案的重要性、價值、意義等不同方面擴大檔案宣傳的影響力，促使海外項目領導團隊及員工多方面重視海外項目檔案的管理工作。這樣才能更好的為確立正確規章制度，完善職能體系，行使職能權利，鞏固職能責任作出重大鋪墊。讓檔案管理工作成為一項公司不可或缺的職能部門體系。第二、完善體制。檔案的管理體制涉及多個部門和管理不同事物的負責人，由總司總部參與、多個部門配合共同完成。職責分配如下：公司外事負責部門對境外員工檔案工作進行監督?？偣舅械暮Ｍ忭椖肯嚓P檔案工作由各駐外達標進行監督指導。。不同級別的海外項目部門結合工作相關實際情況創建或配備專職檔案工作機構。海外的主管單位根據項目情況負責境外檔案管理工作的監督指導。海外項目部可設立兼職檔案管理人員，對該機構的檔案工作負責。第三、落實檔案監督管理。結合海外工程檔案工作具體情況，建立合理的檔案資料采集方案、檔案作業對接以及保密制度等，與此同時，制定檔案作業崗位職責分配權限和責任制度，確證相關檔案工作人員能夠明確自身職責，并且嚴于律己，一旦發現檔案作業出現問題，需要追究相應人員的責任，還能及時解決好問題。第四、根據具體情況，利用相對集中、相對分散的管理。在確保檔案的完整、無誤、安全，方便使用的根本上，綜合海外工程的實際情況，采取合理的方式整理檔案。如果規模較大，則可以建立專門的庫房，統一保存檔案，如果規模較小，則需要有專職管理人員進行集中管理保存，其它均由承辦部門保管。核心技能、營銷方案、相關權務以及境外工程產權等方面的檔案資料需要集中保存。其次，海外工程保管時期在多于6年的非涉密檔案，在保證安全性的基礎上，需要委托本地專業檔案管理機構管理保存，如果條件允許，也可以返回國內保存。第五、邁入信息化發展軌道。海外工程具有較高的分散性，從而使得企業管理對象難以控制，由于海外工程繁瑣復雜，因此需要來自總部公司提供的檔案信息幫助，這就需要取得和總部公司保持所有檔案信息的資源交流和共享。然而傳統的管理檔案手工服務辦法是難以滿足我們所需求的，因此一定要加快海外工程建設數字化檔案管理。而且海外工程形成的諸多電子文件也應該得到有效理整，檔案庫房空間較小的問題還可以利用數字化建設管理，數字化檔案專用磁盤類虛擬空間，對庫房需求大大降低。需要在保證安全性、完整性公司檔案信息的基礎上，提升建設與管理海外工程數字化檔案，以便對各樣式檔案信息進行一體化管理，使檔案管理工作更加規范，為更有效把檔案服務的時效性提升。

4結語

總而言之，海外項目檔案數字化管理是必經發展之路，因為海外項目相關檔案工作性質特殊并且目前檔案管理工作還存在很多重大問題，因此需要樹立管理意識，依制度開展相應工作，保證檔案資料完整有效。提高檔案的潛在價值，為我國檔案管理工作作出突出貢獻。

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作者:國測 單位:中國土木工程集團有限公司