新公共管理理論下文檔工作審視

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19世紀末20世紀初，為了適應西方世界快速進行的工業化進程，德國著名學者馬克斯•韋伯提出了官僚體制。作為理性產物的官僚體制，以規則、目的、手段和非人格化[1]的特征，迎合了當時西方世界工業化大生產和行政管理復雜化的現實需求，成為組織普遍運行的體制。但是隨著西方世界逐步由工業社會邁向后工業社會，科技革命、經濟全球化的出現使得官僚制行政模式的弊端日益凸顯。20世紀80年代，自英、美兩國開始，西方世界又興起了一種新的行政理論———新公共管理理論。面對這一行政理論的改革，我國也開始了關于新公共管理的研究。雖然迄今為止，我國對于新公共管理理論的研究還不成熟，各位學者對其能否適應我國國情的看法也一直是眾說云云，尚未形成一個統一的認識[2]。但是，新公共管理理論對傳統管理理論的影響力還是不容忽視的。分析這一新型的管理模式，借鑒這一理論對傳統官僚體制的修正并認識到其自身所存在的問題，有助于為文書檔案工作更好地開展指明方向。

1.新公共管理理論的核心思想

新公共管理是以公共選擇理論、新制度經濟學理論和私營企業的管理理論和方法為理論基礎建立起來的，新公共管理理論的核心思想體現為：

1.1新公共管理汲取經濟學中的理論

一直以來，公共行政學都匯集了管理學、政治學、法學、社會學、經濟學等多門學科的思想，而新公共管理則更多地借鑒了經濟學的理論。新公共管理的目標是追求3E，即：Economy（經濟）、Efficiency（效率）、Effectiveness（效益）[3]。此外，為了應對傳統公共行政強調的統一管理和監控對政府創造力的抑制，從而導致政府管理的形式化和僵化的問題，新公共管理理論引入了市場競爭機制。希望通過強調經濟價值的優越性，重新發掘市場與政府的關系，通過市場這只“看不見的手”，提升政府的創造性[4]。

1.2新公共管理對政府職能進行重新定位

面對越來越多的對政府規模龐大，資源浪費嚴重的質疑，新公共管理反對原有政府管理模式的權利中心主義，主張對政府職能進行重新定位，提倡建立精簡而有效的服務型政府。首先，新公共管理認為政府職能“應是掌舵而不是劃槳”，政府應通過政策的制定對全局進行總體掌握，而具體的實施則應由各自制機構承擔[5]。其次，新公共管理主張適度的分權與授權，賦予管理者有效的管理權威，解除對其過多的控制，以便更好地提升政府的管理效率與效能[6]。再次，新公共管理打破原有層級制的金字塔體系結構，壓平組織結構的層級，創建扁平制組織結構。

1.3新公共管理強調顧客導向戰略

在傳統的政府管理模式中，政府以高高在上的姿態面對公眾，公眾沒有選擇的權利，也沒有話語權，這極大地打擊了公眾的積極性。而新公共管理借鑒企業管理的經驗，提倡政府對待公眾應像企業對待顧客一樣，一切制度和決策的制定都以公眾的利益和價值取向為出發點。顧客導向戰略引導公眾參與政府職能活動，不僅提高了公眾的積極性，也是政府工作創新的出發點與動力。

1.4新公共管理追求效率和結果

馬克斯•韋伯的官僚體制是具有“理性”性質的，精確、迅速、明確、統一性、嚴格的服從是官僚體制的優點，但隨著時代的變化，這些優點已不能適應現代社會的發展。新公共管理所強調的是效率和結果，而忽視過程，重視技術在提高管理效率中的作用，提倡多種方法與手段的并用。新公共管理給予現代管理更多的靈活性，為其營造了更為寬松的環境與氛圍，實現管理行為的創新，從而提高管理的效率。

2.新公共管理理論下文檔工作審視新公共管理賦予現代管理以效率為中心、技術至上的特點[7]，這決定了現代文檔工作具有以下運行特征：

2.1在以追求效率為目的的新公共管理下，文檔工作應以電子文件的管理為工作中心

在韋伯的官僚體制中，文件具有上傳下達的功能，維系與連接組織各部門之間的運轉，體現出工具價值。而追求效率的新公共管理理論催生出的電子文件以其快速、便捷的特性成為現代管理的重要手段之一。據國家檔案局的調查結果顯示，僅2007年中央和國家機關、中央企業共產生各種類型電子文件近2億件[8]。此外，新公共管理要求政府改變統治者的角色，提倡塑造服務型政府，由此為電子政府的出現提供了契機，可以說電子政府也是新公共管理的產物。為了提高政府透明度，創建開放型政府，電子政府通過網站提供實時信息，以此來滿足公眾的政府信息利用需求，通過與公民進行互動，鼓勵公民參與政府管理，電子政府的正常運行需要大量電子文件作為支撐。電子文件實現了文檔的無紙化管理，大大節約了資源，避免資源的浪費。而借助現代通信網絡技術，打破了文件傳遞與利用的時空限制，改變了過去管理過程復雜、消耗時間長、資源浪費的壁壘。但是，現代管理對電子文件的依賴也衍生出一系列的難題，如電子文件的證據價值受到質疑、電子文件的安全性和穩定性差所引發的管理失效等。如何攻克電子文件所帶來的管理上的弊端，給現代文檔工作帶來巨大挑戰。

2.2在重視資源利用的新公共管理下，文檔工作應以文檔的開發利用為工作重點

政府信息資源是最重要的社會資源，據報告顯示，社會信息資源的80%來自于政府信息。政府文檔是政務活動的體現，文檔為各級政府之間、政府各部門之間的交流構建了溝通的橋梁；政府制定的各種法律、法規、政策等決策信息以文件的形式向社會公布；政府作為社會管理部門，為營造開放公平的社會經濟環境為社會提供新聞、統計報告、經濟預測等服務信息將作為檔案被保存下來[9]。對政府文檔信息資源進行開發，擴充社會信息資源，為社會各方面的運行提供支持，是新公共管理對文檔工作提出的新要求。

2.3在以顧客為導向的新公共管理下，文檔工作應以為公眾服務為工作理念

在過去，檔案局、檔案館等各級檔案部門以檔案保管為主要工作任務，以服務自身機構為工作目的，檔案工作秉持著保密、嚴格開放程序的工作原則。而在新公共管理下，文檔工作的服務對象不僅僅是自身組織機構，而是廣大公民；文檔工作的主要任務是最大限度的開發文檔信息資源、實現文檔的充分利用。新公共管理重申了文檔工作的社會使命應是以公眾的文檔利用需求為服務對象，為公眾提供所需的檔案信息資源。新公共管理下文檔工作應實施顧客導向戰略。在宏觀層面，以服務為理念進行檔案部門的組織規劃、政策制定、標準的擬定，以服務為宗旨對文檔工作進行全局掌控。在微觀層面，在將服務理念貫穿于文檔工作的所有環節之中，尤其在檔案的提供利用中，充分發揮以人為本的思想，將如何滿足公眾的利用需求作為工作的最終目標。實施顧客導向戰略是充分發揮文檔管理部門作為社會信息管理者，肩負著服務社會公眾這一使命的必然選擇。

2.4在整合企業管理思維的新公共管理下，文檔工作應重視人力資源管理

目前，在企業管理中普遍使用知識管理的方法，也有人提倡在政府管理中引入知識管理的理念。知識管理的核心思想就是在適當的時機將信息資源提供給需要的人。一方面，為政府決策提供支持；另一方面，有利于公眾對政府信息的利用，實現信息資源共享。而在知識管理的三要素：人、信息資源、技術手段中，人處于核心地位。在管理者實施知識管理的過程中，自身擁有大量的隱性知識。知識管理的各項內容都是在人的支配下完成的，離開了人的存在，一切創造性的活動都不可能產生。新公共管理要求在文檔工作中重視人力資源管理，充分發揮人在知識管理中的作用。一方面，大力挖掘管理人員的隱性知識價值。管理人員在實踐中所積累的寶貴經驗和所掌握的專業技能是寶貴的知識財富；管理人員的創新能力為文檔工作提供了源源不斷的動力。另一方面，通過績效評估的方法，提高管理人員工作的工作效率；通過激勵政策，培養管理人員的積極性；并通過獎懲制度來規范管理人員的行為，培養其工作責任感。

2.5在追求經濟效益的新公共管理下，文檔工作應充分挖掘文檔信息資源的經濟價值

檔案館等社會主要檔案管理部門一直是國家事業單位，享受國家資金支持。但是，隨著技術的飛速發展，檔案數字化進程需要大量資金作為支持，僅僅依靠國家財政撥款已無法滿足檔案部門的需求。新公共管理的經濟理念要求檔案部門應改變過去完全依賴政府撥款的所造成的局促局面，充分挖掘所保管的文檔信息資源的經濟價值，發展檔案產業。在信息社會，信息資源和石油、煤炭一樣，是具有價值的資源。對文檔信息進行整合開發，生產信息產品，是文檔工作的新項目。例如現在的一些咨詢公司，就是通過對信息的搜集和整理，為用戶提供信息服務。檔案部門在開展經營業務時，除了對自身所掌握的文檔信息進行開發外，還應在信息技術的作用下，廣泛、全面地搜集網絡上的信息。并采用市場營銷的理念，充分挖掘文檔信息的經濟效益，爭取在為組織自身發展提供資金保障的同時成為國家財政收入的來源之一。

3.新公共管理理論下文檔工作需注意的問題

新公共管理理論尚處在并不成熟的階段，其內在的缺陷也是不容忽視的。新公共管理理論因其固有的局限性，使其在文檔管理中的應用存在著一些缺陷。在運用新公共管理的思想進行文檔工作革新時，應注意以下問題：

3.1文檔工作的價值定位問題

新公共管理汲取經濟學理論，引入市場機制，追求效益的最大化，容易造成組織對利益的盲目追求，而導致社會價值的缺失。我們在對文檔工作進行改革時，應采用新公共管理的經濟理念，注重文檔資源的價值開發，構建營利性機構是對傳統經營模式的突破。值得注意的是，文檔工作必須始終堅持作為國家文化事業機構的公益性工作性質，始終以為公眾服務作為工作理念，把握好經濟創收工作占整體工作的比重，避免對文檔工作的價值定位產生偏頗。

3.2組織管理問題

新公共管理改變傳統組織結構金字塔式，主張的是扁平化與分散化，而對權利的分化與下放在給下層管理人員帶來能動性的同時，也容易引起了上下層管理權失衡的問題，例如政府在管理中出現的“政府空心化”就是由此原因產生的。因此，文檔管理部門應正確處理權力控制和權利下放的問題，優化組織結構、協調各部門間的溝通，為組織營造良好的管理環境。

3.3技術手段的應用問題

信息經濟的發展要求文檔工作必須與時俱進，大力引用技術手段，電子文件的產生、電子政府的興起、辦公自動化的普及等都以技術手段作為保障，不可否認，技術手段在現代文檔工作中發揮著重要的作用。但是，人們必須清醒地認識到，技術只是以工具的價值出現在文檔工作中，起到的是提供文檔工作效率的輔助作用。針對目前一些人所提出的技術至上主義，文檔工作必須正確處理技術手段在文檔工作中的應用，切不可本末倒置。

4.總結

新公共管理理論已經并將繼續對當代公共管理的理論與實踐產生重大的影響。作為一種新的管理理念，新公共管理理論對文檔工作也產生了影響，新公共管理運動要求必須對文檔工作進行改革，吸取新公共管理理論的精華，剔除其糟粕，以更有效率的管理方法指導文檔工作的開展，提高文檔工作效率，發揮文檔工作的社會價值。